Aktualitätsprüfung
Verantwortliche bestätigen in einer Kampagne, dass KI-Systeme, VVT, DSFA, TOMs, Anbieter und TIAs noch aktuell sind.
Ein Register ist nur so gut wie sein letzter Abgleich mit der Wirklichkeit. Mit der Aktualitätsprüfung bittet eine Administratorin alle Verantwortlichen, ihre Einträge bis zu einer Frist zu prüfen und zu bestätigen. Das Ergebnis ist ein datierter Nachweis, dass die Dokumentation regelmäßig überprüft wird: genau das, was Rechenschaftspflicht und Prüfintervalle verlangen.
Auf einen Blick
- Enthalten ab
- In allen Paketen verfügbar, sobald das betroffene Modul gebucht ist (Beta)
- Wo in der App
- Nachweisen → Aktualitätsprüfung (AI Act und DSGVO)
- Ergebnis
- Fortschritt je Person, Bestätigung je Eintrag im Audit-Log, CSV-Export
- Rechtsbezug
- Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 S. 2 DSGVO (Überprüfung und Aktualisierung)
Was geprüft werden kann
| Objekttyp | Hinweis |
|---|---|
| KI-System | Einschließlich seiner Dokumentation. |
| Verarbeitungsverzeichnis | Nur mit DSGVO-Modul. |
| DSFA | Nur mit DSGVO-Modul. |
| TOMs | Nur mit DSGVO-Modul. |
| Anbieter / AVV | Nur mit Anbieterregister. |
| TIA | Nur mit Drittland-Tracker. |
Ablauf einer Kampagne
- 1Eine Administratorin startet die Kampagne mit Titel, Objekttypen, Frist (frühestens heute, höchstens ein Jahr im Voraus) und optional einem Abteilungsfilter.
- 2Jeder Eintrag im Umfang wird der Person zugeordnet, die er als verantwortlich nennt, sofern sie ein aktives Benutzerkonto hat. Einträge ohne zuordenbare Person gehen an die Administratoren.
- 3Alle Beteiligten erhalten eine Einladung per E-Mail und sehen ihre offenen Einträge in der Aktualitätsprüfung.
- 4Je Eintrag bestätigt die Person „geprüft: aktuell“ oder „geprüft: aktualisiert“. Die Bestätigung erscheint im Audit-Log des Eintrags, neben seinen Änderungen.
- 5Erinnerungen gehen 7 Tage und 1 Tag vor der Frist sowie einmal nach Fristablauf raus; danach erhalten die Administratoren eine Eskalation mit allen offenen Einträgen.
Steuern und auswerten
- Fortschritt je Person, Erinnerung von Hand, Einträge neu zuordnen, Kampagne abbrechen.
- CSV-Export des Stands (für Excel vorbereitet).
- Wiederkehrende Kampagne: höchstens ein Zeitplan je Organisation, alle 6, 12 oder 24 Monate. Die Kampagne startet automatisch und trägt Monat und Jahr im Titel.
- Wird ein Eintrag während der Kampagne gelöscht, zählt er nicht mehr mit.
Nur mit Anmeldung
Eine Bestätigung ist die Aussage einer Person: „Ich habe diesen Eintrag geprüft.“ Deshalb gibt es die Aktualitätsprüfung nicht über die API; ein API-Key würde im Namen der Person bestätigen, die ihn angelegt hat. Kampagnen verwalten nur Administratoren.