Aufbewahrung & Löschung

Der Grundsatz der Speicherbegrenzung ist die Vorschrift, die in der Praxis am häufigsten verletzt wird, weil niemand aktiv dagegen verstößt: Man löscht einfach nicht. SimpleAct trennt deshalb zwei Dinge, die oft vermischt werden – die Frist, die aus dem Verarbeitungsverzeichnis kommt, und den Nachweis, dass tatsächlich gelöscht wurde.

Die Frist steht im VVT, nicht hier

Jeder Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis trägt eine Aufbewahrungsfrist – als Text für die Lesbarkeit und zusätzlich in Tagen für die Auswertbarkeit. Diese Angabe ist die einzige Quelle für Fristen; hier wird nichts doppelt gepflegt. Ändert sich die Frist, ändern Sie den VVT-Eintrag.

Was in diesem Modul entsteht, ist die andere Hälfte: der Beleg, dass die Löschung stattgefunden hat. Ohne diesen Beleg ist eine Aufbewahrungsfrist im VVT nur eine Absichtserklärung.

Was ein Löschlauf festhält

• Die betroffene Verarbeitungstätigkeit. Der Verweis wird geprüft – ein Löschlauf ohne gültigen VVT-Bezug lässt sich nicht anlegen.
• Der Zeitpunkt der Durchführung. Ohne Angabe gilt der Zeitpunkt der Erfassung.
• Die Zahl der betroffenen Objekte – Datensätze, Dateien, Konten. Das ist die Angabe, mit der ein Prüfer die Plausibilität beurteilt.
• Wer den Lauf ausgeführt hat, und Notizen zum Vorgehen – etwa welches Skript oder welcher Dienstleister beteiligt war.
• Die Ausführungsart. Erfasste Läufe werden als manuell geführt; das Feld ist vorbereitet, um später auch geplante Läufe zu unterscheiden.

So arbeiten Sie damit

1. 1Im Verarbeitungsverzeichnis für jede Tätigkeit eine Aufbewahrungsfrist in Tagen und ein Löschkonzept hinterlegen.
2. 2Einen festen Rhythmus festlegen, in dem Löschungen tatsächlich durchgeführt werden – quartalsweise reicht in den meisten Organisationen.
3. 3Nach jeder Durchführung einen Löschlauf mit Zahl der betroffenen Objekte und Notizen erfassen.
4. 4Die Übersicht zeigt Ihnen, wie viele Läufe es insgesamt gab und wann der letzte war – die Frage, die eine Prüfung als Erstes stellt.