Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO ist die Pflichtdokumentation jeder Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen. SimpleAct führt Sie strukturiert durch alle Pflichtangaben – exportierbar für Audits und Aufsichtsbehörden.
Was ist das Verarbeitungsverzeichnis?
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist nach Art. 30 DSGVO verpflichtend für nahezu jedes Unternehmen. Es dokumentiert, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchen Empfängern verarbeitet werden. Das VVT ist das zentrale Nachweisdokument der Rechenschaftspflicht – Aufsichtsbehörden können es jederzeit anfordern.
Pflichtangaben je Verarbeitung
So legen Sie ein rechtssicheres VVT an
- Alle Verarbeitungstätigkeiten im Unternehmen erfassen
- Je Verarbeitung Zweck und Rechtsgrundlage festlegen
- Datenkategorien und betroffene Personengruppen zuordnen
- Empfänger inkl. Auftragsverarbeiter dokumentieren
- Drittland-Transfers und Garantien vermerken
- Löschfristen und TOM hinterlegen
- Verzeichnis regelmäßig aktualisieren und exportierbar halten
Häufige Fragen zum Verarbeitungsverzeichnis
Wer muss ein Verarbeitungsverzeichnis führen?
Grundsätzlich jedes Unternehmen. Die Ausnahme für Unternehmen mit unter 250 Mitarbeitenden greift in der Praxis kaum, da sie bei regelmäßiger Verarbeitung oder sensiblen Daten entfällt – was fast immer der Fall ist.
Was passiert ohne VVT bei einer Prüfung?
Ein fehlendes oder unvollständiges VVT ist ein eigenständiger DSGVO-Verstoß und kann mit Bußgeld geahndet werden – unabhängig davon, ob die Datenverarbeitung selbst rechtmäßig war.
Muss auch der Auftragsverarbeiter ein VVT führen?
Ja. Art. 30 Abs. 2 verlangt vom Auftragsverarbeiter ein eigenes Verzeichnis aller Verarbeitungen, die er im Auftrag durchführt.
Wie oft muss das VVT aktualisiert werden?
Das VVT muss stets aktuell sein. Bei jeder neuen Verarbeitung oder wesentlichen Änderung ist es zu ergänzen – ein laufender Prozess, kein einmaliges Dokument.
Verarbeitungsverzeichnis mit SimpleAct
Alle Pflichtangaben strukturiert erfassen, Auftragsverarbeiter verknüpfen und das komplette Verzeichnis als Export für Audits bereitstellen.
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