Checkliste · KI-VO Kapitel III

Stand: 4. Oktober 2026

Hochrisiko-KI Checkliste: alle Pflichten nach EU AI Act

Ihr KI-System ist hochriskant – und jetzt? Diese Checkliste übersetzt Kapitel III der KI-Verordnung in abhakbare Aufgaben: getrennt für Anbieter und Betreiber, mit Artikel, Nachweis und Fristen. Interaktiv im Browser oder als freie Excel-Datei für Ihr Projektteam.

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17 Pflichten für Anbieter
14 Punkte für Betreiber
Nachweise und Aufbewahrungsfristen
Fristen nach dem Digital Omnibus

app.simpleact.de

Hochrisiko-Checkliste

Bewerber-Screening · Anhang III Nr. 4

AnbieterBetreiber

Rolle geprüft: Betreiber, nicht AnbieterArt. 25
Aufsichtspersonen benannt und befähigtArt. 26 Abs. 2
Betriebsrat und Beschäftigte informiertArt. 26 Abs. 7
Protokolle mindestens sechs MonateArt. 26 Abs. 6
Betroffene informiertArt. 26 Abs. 11

9 von 14 erledigt64%

Beispieldaten · Betreiberpflichten gelten ab 2. Dezember 2027

Kurz gesagt

Für Hochrisiko-KI gelten nach der KI-Verordnung Pflichten je Rolle. Anbieter brauchen unter anderem Risikomanagement, Daten-Governance, technische Dokumentation, Qualitätsmanagement, Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung und Registrierung. Betreiber müssen das System nach Anleitung nutzen, menschliche Aufsicht sicherstellen, Protokolle aufbewahren und Beschäftigte sowie Betroffene informieren. Für Anhang III gelten die Pflichten ab 2. Dezember 2027.

Einordnung

Was die Checkliste abdeckt – und für wen sie gilt

Die Pflichten in Kapitel III der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) gelten nur für Hochrisiko-KI-Systeme. Hochriskant ist ein System nach Art. 6 auf zwei Wegen: als Sicherheitsbauteil oder Produkt, das unter die Harmonisierungsvorschriften in Anhang I fällt und eine Konformitätsbewertung durch Dritte braucht (Abs. 1), oder als Anwendungsfall aus Anhang III, etwa im Personalwesen, bei der Kreditwürdigkeitsprüfung oder in der Bildung (Abs. 2). Für Anhang-III-Systeme gibt es eine Ausnahme, wenn das System kein erhebliches Risiko birgt (Abs. 3) – Profiling natürlicher Personen ist davon aber immer ausgenommen.

Diese Seite setzt dort an, wo die Einstufung endet. Welche Bereiche und Anwendungsfälle Anhang III umfasst und wie die Ausnahme geprüft wird, erklären wir ausführlich auf der Seite zu Anhang III. Hier geht es um die Frage danach: Was muss konkret getan, dokumentiert und nachgewiesen werden?

Die Pflichten hängen von Ihrer Rolle ab. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt (Art. 3 Nr. 3). Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer für rein persönliche Tätigkeiten (Art. 3 Nr. 4). Der Großteil der Pflichten liegt beim Anbieter: Art. 16 bündelt sie und verweist auf die Anforderungen an das System in Art. 8 bis 15 sowie auf Qualitätsmanagement, Dokumentation, Konformitätsbewertung und Registrierung. Die Pflichten der Betreiber stehen vor allem in Art. 26, ergänzt um die Grundrechte-Folgenabschätzung in Art. 27 für bestimmte Betreiber.

Die meisten Unternehmen im Mittelstand sind Betreiber: Sie kaufen ein HR-Tool mit KI-Vorauswahl, eine Scoring-Lösung oder eine Software für die Leitstelle ein. Ihre Liste ist kürzer, aber nicht trivial – vor allem die menschliche Aufsicht durch befähigte Personen, die Aufbewahrung der Protokolle und die Information von Beschäftigten und Betroffenen brauchen Vorbereitung. Software-Häuser, die KI-Funktionen in solche Produkte einbauen, sind dagegen Anbieter und tragen die volle Liste.

Zeitlich hat der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) die Hochrisiko-Pflichten verschoben: für Anhang III auf den 2. Dezember 2027, für Anhang I auf den 2. August 2028. Bereits heute gelten die Verbote nach Art. 5 und die Pflicht zu Maßnahmen für KI-Kompetenz nach Art. 4. Für Systeme, die vor dem Stichtag in Verkehr gebracht wurden, greifen die Pflichten grundsätzlich erst bei einer erheblichen Änderung; Hochrisiko-KI für Behörden muss bis 2. August 2030 nachziehen (Art. 111 Abs. 2).

Verstöße gegen die Anbieterpflichten nach Art. 16 und die Betreiberpflichten nach Art. 26 können mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden; für KMU gilt jeweils der niedrigere Betrag (Art. 99 Abs. 4 und 6). Die Checkliste unten ist so aufgebaut, dass Sie sie als Arbeitsliste nutzen können: jede Zeile eine Aufgabe, ein Artikel, ein Nachweis.

Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III gelten (Digital Omnibus): 2.12.2027; Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III gelten (Digital Omnibus)
oder 3 % Umsatz: Bußgeldrahmen für Verstöße gegen Art. 16 und 26 (Art. 99 Abs. 4): 15 Mio. €; oder 3 % Umsatz: Bußgeldrahmen für Verstöße gegen Art. 16 und 26 (Art. 99 Abs. 4)
Aufbewahrung von technischer Dokumentation und Konformitätserklärung beim Anbieter: 10 Jahre; Aufbewahrung von technischer Dokumentation und Konformitätserklärung beim Anbieter

Noch nicht sicher, ob Ihr System hochriskant ist?

Klären Sie das zuerst. Die Checkliste setzt die Einstufung voraus.

Nachweise

Welche Dokumente und Nachweise Hochrisiko-KI verlangt

Am Ende zählt, was Sie einer Behörde vorlegen können. Die Tabelle zeigt die Dokumente, die aus den Pflichten entstehen – wer sie erstellt, worauf sie beruhen, was mindestens hineingehört und wie lange sie aufzubewahren sind.

Tabelle seitlich scrollen →

Welche Dokumente und Nachweise Hochrisiko-KI verlangt
Dokument	Wer	Fundstelle	Kerninhalt	Aufbewahrung
Risikomanagement-Dokumentation	Anbieter	Art. 9	Ermittelte Risiken, Bewertung, Maßnahmen, Restrisiken, Tests; laufend aktualisiert.	Teil der technischen Dokumentation
Technische Dokumentation	Anbieter	Art. 11, Anhang IV	Mindestens die Angaben aus Anhang IV; KMU und kleine Mid-Caps vereinfacht über das Formular der Kommission.	10 Jahre (Art. 18)
Betriebsanleitung	Anbieter → Betreiber	Art. 13 Abs. 3	Zweckbestimmung, Genauigkeit und Metriken, Leistungsgrenzen, Aufsichtsmaßnahmen, Wartung, Protokolle.	Mit dem System
Qualitätsmanagementsystem	Anbieter	Art. 17	Schriftliche Regeln und Verfahren von Änderungsmanagement bis Rechenschaftsrahmen; verhältnismäßig zur Größe.	10 Jahre (Art. 18)
EU-Konformitätserklärung	Anbieter	Art. 47	Erklärung je System, schriftlich, maschinenlesbar, physisch oder elektronisch unterzeichnet.	10 Jahre (Art. 47 Abs. 1)
Registrierung in der EU-Datenbank	Anbieter; Behörden als Betreiber	Art. 49	Angaben zu Anbieter und System; auch bei Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3.	Aktuell halten
Plan zur Beobachtung nach dem Inverkehrbringen	Anbieter	Art. 72	Wie Leistungsdaten über die Lebensdauer erhoben und ausgewertet werden.	Teil der technischen Dokumentation
Protokolle (Logs)	Anbieter und Betreiber	Art. 12, 19, 26 Abs. 6	Automatisch erzeugte Aufzeichnungen, soweit unter eigener Kontrolle.	mindestens 6 Monate
Grundrechte-Folgenabschätzung	Bestimmte Betreiber	Art. 27	Verfahren, Zeitraum, betroffene Gruppen, Risiken, Aufsicht, Abhilfe; Mitteilung an die Behörde.	Aktualisieren bei Änderungen
Datenschutz-Folgenabschätzung	Betreiber (als Verantwortlicher)	Art. 26 Abs. 9, Art. 35 DSGVO	Bei voraussichtlich hohem Risiko; Informationen des Anbieters nach Art. 13 einbeziehen.	Aktualisieren bei Änderungen
Information an Beschäftigte	Betreiber als Arbeitgeber	Art. 26 Abs. 7	Vor dem Einsatz am Arbeitsplatz an Arbeitnehmervertreter und Betroffene.	Empfehlung: mit dem KI-Inventar
Meldung schwerwiegender Vorfälle	Anbieter; Betreiber an Anbieter	Art. 73, 26 Abs. 5	Vorfall, Zusammenhang mit dem System, Maßnahmen; ggf. erst unvollständiger Bericht.	Empfehlung: Vorfallregister

Vereinfachte Darstellung. Wo das Gesetz keine Frist nennt, ist die Aufbewahrung als Empfehlung gekennzeichnet. Datenschutzrechtliche Löschpflichten bleiben unberührt.

Fristen

Stichtage, Meldefristen und Aufbewahrung auf einen Blick

Die wichtigsten Daten für Hochrisiko-KI nach dem Digital Omnibus – von der Geltung bis zur Meldung eines schwerwiegenden Vorfalls.

Tabelle seitlich scrollen →

Stichtage, Meldefristen und Aufbewahrung auf einen Blick
Thema	Frist	Fundstelle
Hochrisiko-Pflichten für Anhang III gelten	2. Dezember 2027 (vorher: 2. August 2026)	VO (EU) 2026/1744
Hochrisiko-Pflichten für Anhang I gelten	2. August 2028 (vorher: 2. August 2027)	VO (EU) 2026/1744
Hochrisiko-KI für Behörden, die schon vorher in Verkehr war	bis 2. August 2030	Art. 111 Abs. 2
Meldung schwerwiegender Vorfall – Regelfall	spätestens 15 Tage nach Kenntnis	Art. 73 Abs. 2
Meldung bei weitverbreitetem Verstoß oder schwerer Störung kritischer Infrastruktur	spätestens 2 Tage nach Kenntnis	Art. 73 Abs. 3
Meldung bei Todesfall	spätestens 10 Tage nach Kenntnis	Art. 73 Abs. 4
Technische Dokumentation, QMS, Konformitätserklärung	10 Jahre ab Inverkehrbringen	Art. 18 Abs. 1, Art. 47 Abs. 1
Automatisch erzeugte Protokolle	mindestens 6 Monate	Art. 19 Abs. 1, Art. 26 Abs. 6

Alle Fristen der KI-Verordnung, auch für GPAI und Kennzeichnungspflichten, finden Sie auf unserer Fristen-Seite.

Rollenwechsel

Wann Betreiber selbst zum Anbieter werden

Art. 25 Abs. 1 nennt drei Fälle, in denen ein Betreiber, Händler oder Einführer als Anbieter gilt – mit allen Anbieterpflichten aus dieser Checkliste. Der ursprüngliche Anbieter muss dann eng zusammenarbeiten und die nötigen Informationen bereitstellen.

Eigener Name oder eigene Marke

Sie versehen ein bereits in Verkehr gebrachtes Hochrisiko-System mit Ihrem Namen oder Ihrer Marke – etwa als White-Label-Lösung für Ihre Kunden.

Art. 25 Abs. 1 lit. a

Wesentliche Veränderung

Sie verändern ein Hochrisiko-System wesentlich, und es bleibt hochriskant – zum Beispiel durch eigenes Nachtrainieren, das die Leistung oder den Zweck ändert.

Art. 25 Abs. 1 lit. b

Neue Zweckbestimmung

Sie setzen ein System, das bisher nicht hochriskant war, so ein, dass es hochriskant wird – etwa einen allgemeinen Assistenten für die Vorauswahl von Bewerbungen.

Art. 25 Abs. 1 lit. c

Besonders der dritte Fall wird unterschätzt: Wer ein allgemeines KI-Tool für einen Anhang-III-Zweck einsetzt, kann plötzlich die volle Anbieterliste tragen. Prüfen Sie neue Einsatzzwecke deshalb vorab.

Freie Vorlage

Hochrisiko-Checkliste als Excel – kostenlos und ohne Anmeldung

Dieselbe Liste wie oben, aufbereitet für die Arbeit im Team: je ein Blatt für Anbieter und Betreiber, mit Spalten für Verantwortlich, Status und Fälligkeit, dazu ein Blatt mit allen Fristen.

Blatt „Anbieter“ mit 17 Pflichten
Blatt „Betreiber“ mit 14 Punkten
Status-Auswahl und Datumsfelder
Blatt „Fristen“ und Anleitung

SimpleAct_Hochrisiko_KI_Checkliste_DE.xlsx

Excel (.xlsx) · Stand 4. Oktober 2026

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Vorgehen

In sieben Schritten zur Umsetzung

So gehen Sie die Checkliste an, ohne sich zu verzetteln. Die Reihenfolge ist eine Empfehlung; Anbieter brauchen für Dokumentation, Qualitätsmanagement und Konformitätsbewertung erfahrungsgemäß deutlich mehr Vorlauf als Betreiber.

1
KI-Systeme inventarisieren
Ohne Übersicht keine Einstufung. Erfassen Sie alle KI-Systeme mit Zweck, Anbieter und Einsatzbereich in einem KI-Inventar.
2
Einstufen und Rolle klären
Ist das System hochriskant? Sind Sie Anbieter oder Betreiber – oder werden Sie nach Art. 25 zum Anbieter? Ergebnis dokumentieren.
3
Verantwortliche benennen
Pro System eine verantwortliche Person, dazu Zuständige für Aufsicht, Logs, Datenschutz und Vorfälle.
4
Lücken erfassen
Checkliste je System durchgehen und offene Punkte mit Termin versehen. Die Excel-Datei hilft beim Verteilen.
5
Unterlagen beschaffen oder erstellen
Anbieter erstellen Dokumentation und Erklärung; Betreiber fordern Betriebsanleitung, Konformitätserklärung und Log-Angaben beim Anbieter an.
6
Menschen befähigen
Aufsichtspersonen schulen, Beschäftigte und Arbeitnehmervertretung informieren, Information für Betroffene vorbereiten.
7
Betrieb überwachen
Monitoring, Vorfallprozess und Aufbewahrung der Logs laufen lassen – und die Liste bei Änderungen am System erneut prüfen.

Häufige Fehler

Woran die Umsetzung in der Praxis hakt

Rolle falsch eingeschätzt

Wer ein System anpasst oder unter eigener Marke vertreibt, ist schnell Anbieter. Die Rollenprüfung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.

Auf 2027 gewartet

Technische Dokumentation und Qualitätsmanagement entstehen nicht in drei Monaten. Auch Verträge mit Anbietern sollten die Unterlagen jetzt schon absichern.

Aufsicht nur auf dem Papier

Eine benannte Person ohne Schulung, Zeit und Befugnis erfüllt Art. 26 Abs. 2 nicht. Aufsicht braucht Kompetenz und Rückendeckung.

Logs beim Anbieter vergessen

Liegen die Protokolle beim Anbieter, müssen Zugriff und Aufbewahrung vertraglich geregelt sein – sonst können Sie Ihre Pflicht kaum erfüllen.

DSGVO separat gedacht

DSFA, Art. 22 DSGVO und Informationspflichten laufen parallel. Wer beides zusammen plant, spart doppelte Arbeit – die Grundrechte-Folgenabschätzung kann auf der DSFA aufbauen.

Änderungen nicht nachgezogen

Neue Versionen, neue Datenquellen, neue Einsatzzwecke: Jede Änderung kann Dokumentation, Risikobewertung und sogar die Rolle verändern.

Mit SimpleAct

Die Checkliste je KI-System – mit Nachweisen statt Häkchen

In SimpleAct erfassen Sie Ihre KI-Systeme im KI-Inventar, stufen sie nach Risikoklasse ein und arbeiten je System eine Compliance-Checkliste ab, die zur Risikoklasse passt. Dazu kommt eine Bibliothek mit 19 Kontrollen entlang des EU AI Act, für die Sie je System Status und Nachweis-Links hinterlegen.

In einem Pilotprojekt waren sechs KI-Systeme, davon eines hochriskant, in rund vier Stunden erfasst und bewertet.

KI-Inventar mit Rolle, Zweck und Anbieter
Risikoeinstufung je System
Compliance-Checkliste je Risikoklasse
19 Kontrollen mit Status und Nachweis-Links
DSFA und Verarbeitungsverzeichnis im DSGVO-Modul (ab Professional)

KI-Inventar-Software ansehen

Open-Source Framework

simpleact-ai-act-checklist

Open-Source Checkliste aller EU AI Act Anforderungen nach Art. 8–15 für Hochrisiko-KI-Systeme – mit Artikel-Referenzen und Nachweishinweisen.

Auf GitHub ansehen

FAQ

Häufige Fragen zur Hochrisiko-KI-Checkliste

Nach dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) gelten die Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027 und für KI in Produkten nach Anhang I ab dem 2. August 2028. Ursprünglich waren der 2. August 2026 und der 2. August 2027 vorgesehen. Verbote (Art. 5) und KI-Kompetenz (Art. 4) gelten bereits seit dem 2. Februar 2025.

Betreiber müssen das System nach der Betriebsanleitung verwenden, die menschliche Aufsicht befähigten Personen übertragen, für passende Eingabedaten sorgen (soweit unter ihrer Kontrolle), den Betrieb überwachen, Vorfälle weitergeben, Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren und Beschäftigte sowie Betroffene informieren (Art. 26). Bestimmte Betreiber müssen zusätzlich eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen (Art. 27).

Art. 16 bündelt sie: Anforderungen an das System nach Art. 8 bis 15 erfüllen (Risikomanagement, Daten-Governance, technische Dokumentation, Protokollierung, Transparenz, menschliche Aufsicht, Genauigkeit, Robustheit, Cybersicherheit), Qualitätsmanagementsystem, Aufbewahrung von Dokumentation und Logs, Konformitätsbewertung, Konformitätserklärung, CE-Kennzeichnung, Registrierung, Korrekturmaßnahmen und Barrierefreiheit.

Für die meisten Anhang-III-Systeme nicht: Für Anhang III Nr. 2 bis 8 sieht Art. 43 Abs. 2 eine interne Kontrolle nach Anhang VI ohne benannte Stelle vor. Nur bei biometrischen Systemen (Nr. 1) kann eine benannte Stelle nötig sein. Für KI in Produkten nach Anhang I gilt das Konformitätsbewertungsverfahren der jeweiligen Produktvorschriften.

Anbieter registrieren sich und Anhang-III-Systeme vor dem Inverkehrbringen in der EU-Datenbank (Art. 49 Abs. 1), ausgenommen Anhang III Nr. 2 (kritische Infrastruktur). Das gilt auch, wenn sich der Anbieter auf die Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3 beruft (Art. 49 Abs. 2). Betreiber registrieren ihre Nutzung nur, wenn sie Behörden oder Stellen der Union sind (Art. 49 Abs. 3).

Anbieter und Betreiber bewahren automatisch erzeugte Protokolle, soweit sie unter ihrer Kontrolle stehen, für einen der Zweckbestimmung angemessenen Zeitraum von mindestens sechs Monaten auf, sofern anderes Recht – etwa der Datenschutz – nichts anderes bestimmt (Art. 19 Abs. 1, Art. 26 Abs. 6).

Nach Art. 27 Betreiber, die Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder private Erbringer öffentlicher Dienste sind, sowie Betreiber von Systemen zur Kreditwürdigkeitsprüfung und zur Risikobewertung und Preisbildung bei Lebens- und Krankenversicherungen (Anhang III Nr. 5 b und c). Ausgenommen sind Systeme für kritische Infrastruktur (Anhang III Nr. 2). Eine vorhandene DSFA kann einbezogen werden.

Ein schwerwiegender Vorfall ist ein Vorfall oder eine Fehlfunktion mit Folgen wie Tod oder schwerer Gesundheitsschädigung, schwerer und unumkehrbarer Störung kritischer Infrastruktur, Verletzung von Grundrechtspflichten oder schweren Sach- oder Umweltschäden (Art. 3 Nr. 49). Anbieter melden spätestens 15 Tage nach Kenntnis, in bestimmten Fällen nach 2 bzw. 10 Tagen (Art. 73). Betreiber informieren unverzüglich zuerst den Anbieter (Art. 26 Abs. 5).

Ja. KMU, Start-ups und kleine Mid-Caps dürfen die technische Dokumentation in vereinfachter Form über ein Formular der Kommission bereitstellen (Art. 11 Abs. 1), das Qualitätsmanagementsystem verhältnismäßig zur Organisationsgröße umsetzen (Art. 17 Abs. 2), und bei Bußgeldern gilt jeweils der niedrigere Betrag (Art. 99 Abs. 6). Die Pflichten selbst entfallen nicht.

Die Anhang-III-Seite beantwortet, ob ein System hochriskant ist – mit allen Bereichen, Anwendungsfällen und dem Prüfschema für die Ausnahme. Diese Checkliste beantwortet, was danach zu tun ist: Pflichten nach Rolle, Nachweise und Fristen zum Abhaken und als Excel-Datei.

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Quellen und Stand

Zuletzt geprüft am 4. Oktober 2026 · Redaktion SimpleAct

Diese Seite, die Checkliste und die Excel-Datei sind eine vereinfachte Darstellung und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2024/1689 in der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderten Fassung. Vorgehen, Beispiele und als Empfehlung gekennzeichnete Punkte sind keine gesetzlichen Pflichten.

Änderungen an dieser Seite

4. Oktober 2026 – Neu aufgebaut: interaktive Checkliste nach Rolle mit Aufgabenliste, freie Excel-Datei, Nachweis- und Fristentabelle, Rollenwechsel nach Art. 25, Stand nach dem Digital Omnibus. Pflichten auf Betreiberseite ergänzt; Kategorien verweisen auf die Anhang-III-Seite.
23. Mai 2026 – Erste Fassung mit Pflichten aus Art. 8 bis 18.

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