Branche · Personalwesen
Stand 6. Oktober 2026, nach Digital Omnibus
KI im Personalwesen und Recruiting nach der KI-Verordnung
Wer Bewerbungen automatisch sichtet oder Leistung mit KI bewertet, setzt in der Regel Hochrisiko-KI ein. Hier steht, was Anhang III Nr. 4 erfasst, welche Pflichten für Sie als Arbeitgeber folgen und was ohnehin verboten ist.
Kurzantwort
KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl von Personen oder für Entscheidungen im laufenden Beschäftigungsverhältnis eingesetzt werden, sind Hochrisiko-KI (Anhang III Nr. 4 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 2). Als Arbeitgeber sind Sie meist Betreiber und müssen unter anderem menschliche Aufsicht sicherstellen, Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren und vor dem Einsatz die Arbeitnehmervertreter und betroffenen Arbeitnehmer informieren (Art. 26 Abs. 1, 2, 6 und 7). Diese Pflichten gelten für Anhang-III-Systeme ab dem 2. Dezember 2027 (Art. 113 Abs. 3 Buchst. c in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744). Verboten ist schon heute die Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f).
Hochrisiko
Was Anhang III Nr. 4 erfasst
Anhang III Nr. 4 trägt die Überschrift „Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit“ und nennt zwei Gruppen von Systemen, die bestimmungsgemäß verwendet werden sollen:
Anhang III Nr. 4 Buchst. a
Einstellung und Auswahl
Systeme für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten.
Anhang III Nr. 4 Buchst. b
Entscheidungen im Arbeitsverhältnis
Systeme für Entscheidungen, die die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, Beförderungen und Kündigungen beeinflussen, für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale oder Eigenschaften sowie für die Beobachtung und Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Personen in solchen Beschäftigungsverhältnissen.
Maßgeblich ist die Zweckbestimmung. Ein Tool wird nicht dadurch hochriskant, dass es in der HR-Abteilung steht, sondern dadurch, dass es für einen dieser Zwecke bestimmt ist.
Typische Tools
Welche HR-Werkzeuge fallen darunter?
Eine Orientierung, keine abschließende Einstufung. Entscheidend sind Zweckbestimmung und Funktionsweise des konkreten Produkts.
Ein in Anhang III genanntes System gilt ausnahmsweise nicht als hochriskant, wenn es kein erhebliches Risiko für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte birgt, zum Beispiel weil es nur eine eng gefasste Verfahrensaufgabe erledigt oder eine vorbereitende Aufgabe übernimmt (Art. 6 Abs. 3 Unterabs. 1 und 2). Führt es ein Profiling natürlicher Personen durch, gilt es immer als hochriskant (Art. 6 Abs. 3 Unterabs. 3). Für die Bewerberauswahl wird das Profiling häufig der Fall sein.
| Anwendung | Einordnung | Quelle |
|---|---|---|
| Bewerbungen automatisch sichten, filtern oder ranken | Hochrisiko | Anhang III Nr. 4 Buchst. a |
| Bewerber automatisch bewerten, etwa Video- oder Testauswertung | Hochrisiko; Emotionsableitung wäre zusätzlich verboten | Anhang III Nr. 4 Buchst. a; Art. 5 Abs. 1 Buchst. f |
| Gezielte Stellenanzeigen mit KI ausspielen | Hochrisiko | Anhang III Nr. 4 Buchst. a |
| Leistung oder Verhalten von Beschäftigten bewerten | Hochrisiko | Anhang III Nr. 4 Buchst. b |
| Aufgaben nach individuellem Verhalten oder Merkmalen zuteilen | Hochrisiko | Anhang III Nr. 4 Buchst. b |
| Entscheidungen über Beförderung oder Kündigung unterstützen | Hochrisiko | Anhang III Nr. 4 Buchst. b |
| Texte oder Stellenbeschreibungen entwerfen, Termine koordinieren | Kein Anhang-III-Zweck; Art. 4 und gegebenenfalls Art. 50 beachten | Art. 4, Art. 50 |
Pflichten
Was Arbeitgeber als Betreiber tun müssen
Die vollständige Liste mit Checkliste steht auf der Seite zu den Betreiberpflichten. Für HR sind diese Punkte besonders relevant:
Art. 26 Abs. 1
Nach Betriebsanleitung verwenden
Das Screening-Tool nur so einsetzen, wie der Anbieter es vorgesehen hat, mit passenden technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Art. 26 Abs. 2
Menschliche Aufsicht
Geschulte, befugte Personen prüfen die Ergebnisse. Eine rein automatische Aussortierung ohne echte Aufsicht erfüllt das nicht.
Art. 26 Abs. 4
Eingabedaten
Soweit Sie die Eingabedaten kontrollieren, müssen sie der Zweckbestimmung entsprechen und ausreichend repräsentativ sein.
Art. 26 Abs. 6
Protokolle
Automatisch erzeugte Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, soweit Unionsrecht oder nationales Recht nichts anderes bestimmt. Bewerberdaten unterliegen zugleich datenschutzrechtlichen Löschfristen.
Art. 26 Abs. 7
Arbeitnehmervertreter informieren
Vor Inbetriebnahme oder Verwendung am Arbeitsplatz informieren Arbeitgeber die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Arbeitnehmer, dass sie dem System unterliegen werden, im Einklang mit den Vorschriften und Gepflogenheiten auf Unionsebene und nationaler Ebene.
Art. 26 Abs. 11
Betroffene informieren
Wer Anhang-III-Systeme einsetzt, die Entscheidungen über natürliche Personen treffen oder dabei unterstützen, informiert diese Personen darüber. Bei der Bewerberauswahl sind das die Bewerber.
Hinweis: Mitbestimmungs- und Beteiligungsrechte des Betriebsrats richten sich nach nationalem Recht und gehen über die Informationspflicht aus Art. 26 Abs. 7 hinaus. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie es mit Ihrer Rechtsabteilung.
Datenschutz
Zusammenspiel mit der DSGVO
Die KI-Verordnung ersetzt die DSGVO nicht. Art. 26 Abs. 9 verpflichtet Betreiber ausdrücklich, die vom Anbieter nach Art. 13 bereitgestellten Informationen zu nutzen, um ihrer Pflicht zur Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nachzukommen. Bei Bewerber- und Beschäftigtendaten ist diese Prüfung deshalb ein fester Bestandteil der Einführung.
Eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 betrifft nur bestimmte Betreiber, etwa Einrichtungen des öffentlichen Rechts und private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen (Art. 27 Abs. 1). Ein privates Unternehmen, das Bewerbersoftware einsetzt, ist davon in der Regel nicht erfasst. Wurde eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt, kann die Grundrechte-Folgenabschätzung darauf verweisen (Art. 27 Abs. 4 n. F.).
Verbote
Was im Personalwesen ohnehin verboten ist
Art. 5 Abs. 1 Buchst. f
Emotionserkennung am Arbeitsplatz
Verboten ist die Verwendung von KI-Systemen zur Ableitung von Emotionen einer natürlichen Person am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen, es sei denn, das System soll aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen eingeführt werden. Ob ein Bewerbungsgespräch als „Arbeitsplatz“ zählt, ist eine Auslegungsfrage; prüfen Sie dazu die Leitlinien der Kommission zu den verbotenen Praktiken.
Art. 5 Abs. 1 Buchst. g
Biometrische Kategorisierung
Verboten sind Systeme, die Personen anhand biometrischer Daten kategorisieren, um Rasse, politische Einstellungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Sexualleben oder sexuelle Ausrichtung zu erschließen. Das ist auch bei Bewerber- oder Mitarbeiteranalysen relevant.
Art. 5 Abs. 1 Buchst. c
Soziale Bewertung
Verboten ist die Bewertung oder Einstufung von Personen über einen Zeitraum anhand ihres sozialen Verhaltens oder persönlicher Eigenschaften, wenn sie zu unverhältnismäßiger oder unzusammenhängender Benachteiligung führt.
Alle Verbote im Überblick: Seite zu den verbotenen KI-Praktiken. Die Verbote gelten seit dem 2. Februar 2025 (Art. 113 Abs. 3 Buchst. a), Verstöße können mit bis zu 35 Mio. EUR oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (Art. 99 Abs. 3).
Rolle
Wann HR zum Anbieter wird
Entwickeln Sie ein Screening-Tool selbst, vertreiben es unter eigenem Namen oder ändern die Zweckbestimmung eines Standardtools so, dass es für die Bewerberauswahl dient, können Sie Anbieter sein (Art. 3 Nr. 3, Art. 25 Abs. 1). Dann gelten die Anbieterpflichten nach Art. 16, nicht nur Art. 26. Die Abgrenzung erklärt die Seite zu den Betreiberpflichten.
Fristen
Was wann gilt
| Thema | Datum | Quelle |
|---|---|---|
| Verbote, darunter Emotionserkennung am Arbeitsplatz | Seit 2. Februar 2025 | Art. 113 Abs. 3 Buchst. a |
| KI-Kompetenz der Beschäftigten, die KI bedienen | Seit 2. Februar 2025 | Art. 4; Art. 113 Abs. 3 Buchst. a |
| Hochrisiko-Pflichten für Anhang-III-Systeme, darunter Nr. 4 | 2. Dezember 2027 | Art. 113 Abs. 3 Buchst. c Ziff. i n. F. |
Umsetzung
Wie SimpleAct HR-Teams unterstützt
Inventar
HR-Systeme erfassen
Bewerbermanagement, Leistungsbewertung und Assistenten mit Zweckbestimmung, Rolle und Risikoklasse in einem Register.
Einstufung
Anhang III Nr. 4 prüfen
Der Check zeigt, ob ein Tool hochriskant ist oder unter die Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3 fällt, und hält die Begründung fest.
Nachweise
Information und Aufsicht belegen
Schulungen, Aufsichtspersonen, Information von Arbeitnehmervertretern und Bewerbern sowie Protokollkonzept an einem Ort dokumentieren.
FAQ
Häufige Fragen zu KI im Personalwesen
Noch Fragen? Wir helfen gerne weiter. E-Mail schreiben · 7 Tage testen
Quellen und Stand
Stand: · Redaktion SimpleAct
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Amtsblatt
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus KI), Amtsblatt
Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der im Amtsblatt veröffentlichte Verordnungstext; Auslegung und nationale Umsetzung können im Einzelfall abweichen. Bei konkreten Fragen holen Sie rechtlichen Rat ein.
HR-KI erfassen, einstufen, nachweisen
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Bewerber- und Leistungs-Tools im KI-Inventar einstufen und die Betreiberpflichten belegen.