KI-Inventar Vorlage für Unternehmen
Ein KI-Inventar ist die Grundlage jeder EU AI Act Compliance. Es dokumentiert alle eingesetzten KI-Systeme und ist Voraussetzung für Risikoeinstufung, Konformitätsbewertung und Audit-Berichte.
Was ist ein KI-Inventar?
Ein KI-Inventar (auch KI-Register oder AI Asset Register) ist eine strukturierte Liste aller KI-Systeme, die ein Unternehmen einsetzt, entwickelt oder betreibt. Es bildet die zentrale Grundlage für die Compliance nach EU AI Act und gibt Behörden und internen Prüfern auf Anfrage Auskunft über Art und Umfang des KI-Einsatzes.
Warum ein KI-Inventar?
- Pflichtgrundlage für Hochrisiko-KI-Betreiber nach EU AI Act
- Überblick über Shadow AI – nicht-autorisierte KI-Nutzung im Unternehmen
- Grundlage für Risikoeinstufung und Priorisierung
- Nachweis gegenüber Behörden und Auditoren
- Interne Governance und KI-Strategie
Was gehört in ein KI-Inventar?
Vorlage: Felder im Überblick
| System-ID | SA-001 |
| Systemname | Recruiting-KI (Workday) |
| Anbieter | Workday Inc. |
| Version / Datum | 2024.3 / Jan. 2025 |
| Einsatzbereich | HR / Personalauswahl |
| Zweck | Vorauswahl von Bewerbungen |
| Betroffene Personen | Bewerber:innen |
| Risikostufe | ⚠️ Hoch (Art. 6 EU AI Act) |
| Compliance-Status | 🔴 Dokumentation ausstehend |
| Verantwortlich | Max Mustermann, CHRO |
| Nächste Prüfung | 01.06.2026 |
So erstellen Sie Ihr KI-Inventar in 4 Schritten
Häufige Fragen zum KI-Inventar
Muss das KI-Inventar einem bestimmten Format entsprechen?
Der EU AI Act schreibt kein fixes Format vor, aber die Inhalte für Hochrisiko-KI-Systeme sind in Anhang IV der Verordnung definiert. SimpleAct deckt alle Pflichtfelder ab.
Was ist Shadow AI?
Shadow AI bezeichnet KI-Systeme, die Mitarbeiter eigenständig nutzen, ohne dass die IT oder das Unternehmen davon weiß. Ein vollständiges Inventar hilft, Shadow AI aufzudecken.
Wie oft muss das KI-Inventar aktualisiert werden?
Best Practice ist eine quartalsweise Überprüfung sowie anlassbezogen bei neuen Systemen, wesentlichen Updates oder Änderungen im Einsatzbereich.
KI-Inventar direkt in SimpleAct anlegen
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