KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster & Bausteine

KI-Nutzungsrichtlinie der [Unternehmen]
Entwurf · erstellt mit dem Richtlinien-Baukasten von SimpleAct (simpleact.de/ki-richtlinie-vorlage)

Hinweis: Muster/Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Vor Einführung arbeitsrechtlich prüfen und mit dem Betriebsrat abstimmen, falls vorhanden.

Version [0.1] · gültig ab [TT.MM.JJJJ]

1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Systemen der künstlichen Intelligenz (KI) bei der [Unternehmen]. Sie soll es den Beschäftigten ermöglichen, KI produktiv zu nutzen, und zugleich personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und die Rechte Dritter schützen. Sie gilt für alle Beschäftigten, Auszubildenden und Praktikantinnen und Praktikanten sowie für externe Personen, die im Auftrag der [Unternehmen] tätig sind und dabei KI-Systeme nutzen [z. B. Freelancer, Leiharbeitskräfte]. Sie gilt für eigenständige KI-Anwendungen ebenso wie für KI-Funktionen, die in bereits genutzte Software eingebaut sind, und auch auf privaten Geräten, sobald dienstliche Informationen verarbeitet werden. Der Betriebsrat wurde vor Einführung dieser Richtlinie nach den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes beteiligt [Verweis auf Betriebsvereinbarung vom TT.MM.JJJJ, falls abgeschlossen].

2. Begriffe
Im Sinne dieser Richtlinie bezeichnet „KI-System“ ein maschinengestütztes System im Sinne von Art. 3 Nr. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689, das – vereinfacht gesagt – aus Eingaben ableitet, wie es Ergebnisse wie Texte, Bilder, Vorhersagen, Empfehlungen oder Entscheidungen erzeugt. „KI-Tool“ ist jede Anwendung oder Funktion, über die Beschäftigte ein KI-System nutzen, einschließlich KI-Funktionen in Bürosoftware, Browser-Erweiterungen und Apps. „Eingabe“ ist jede Information, die einem KI-Tool übergeben wird (Prompts, hochgeladene Dateien, Sprachaufnahmen, Bildschirminhalte). „Ergebnis“ ist jede Ausgabe eines KI-Tools. „Freigabeliste“ ist die Liste in Anlage A, die für jedes Tool den Status Grün, Gelb oder Rot und die zulässigen Datenklassen festlegt. „Datenklasse“ ist die Schutzstufe einer Information nach Anlage B.

3. Freigegebene und verbotene KI-Tools
Für dienstliche Zwecke dürfen ausschließlich KI-Tools genutzt werden, die in der Freigabeliste (Anlage A) geführt sind. Grün bedeutet: freigegeben für die dort genannten Datenklassen. Gelb bedeutet: freigegeben mit den Auflagen, die Anlage A für das jeweilige Tool festlegt (z. B. nur bestimmte Zwecke, Teams oder Datenklassen). Rot bedeutet: für dienstliche Zwecke nicht erlaubt. Tools, die nicht in der Liste stehen, gelten als Rot, bis sie im Freigabeprozess (Abschnitt „Freigabeprozess für neue Tools“) geprüft sind. Genutzt werden ausschließlich Konten, die die [Unternehmen] bereitstellt; private Konten sind für dienstliche Inhalte nicht zulässig. KI-Praktiken, die nach Art. 5 der KI-Verordnung verboten sind – etwa die Erkennung von Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz –, sind unabhängig vom Tool untersagt. Die oder der KI-Verantwortliche pflegt die Freigabeliste und gibt Änderungen bekannt.

4. Datenklassen: Was nie eingegeben werden darf
Vor jeder Eingabe prüfen Beschäftigte, zu welcher Datenklasse die Information gehört (Anlage B), und nutzen nur Tools, die für diese Klasse freigegeben sind. Klasse 1 (öffentlich) und Klasse 2 (intern) dürfen in alle grün freigegebenen Tools eingegeben werden, in gelbe Tools nur, soweit deren Auflagen es erlauben. Klasse 3 (vertraulich, insbesondere personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden, Beschäftigten und Bewerbenden) darf nur in Tools eingegeben werden, die Anlage A ausdrücklich für Klasse 3 freigibt. Klasse 4 (streng vertraulich) wird nie in KI-Tools eingegeben. Dazu gehören insbesondere Passwörter, Zugangsdaten und API-Schlüssel, Geschäftsgeheimnisse wie [Kalkulationen, Rezepturen, nicht veröffentlichte Produktpläne], Gesundheitsdaten und Inhalte aus Personalakten. Wo möglich, werden Eingaben vorher anonymisiert oder auf das Nötige gekürzt.

5. Freigabeprozess für neue Tools
Wer ein neues KI-Tool oder eine neue KI-Funktion dienstlich nutzen möchte, stellt einen Antrag bei [Stelle oder Postfach] und nennt Zweck, Nutzerkreis, erwartete Datenklassen und Anbieter. Die oder der KI-Verantwortliche prüft gemeinsam mit Datenschutz und Informationssicherheit insbesondere: die Vertragsgrundlage und den Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), den Speicherort und mögliche Übermittlungen in Drittländer (Art. 44 ff. DSGVO), ob Eingaben zum Training des Anbieters verwendet werden, das Zugriffs- und Löschkonzept, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist (Art. 35 DSGVO) und ob das System nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI-System einzustufen ist. Besteht ein Betriebsrat, wird er vor der Einführung beteiligt. Das Ergebnis – Grün, Gelb mit Auflagen oder Rot – wird in Anlage A und im KI-Register dokumentiert. Angestrebt wird eine Entscheidung innerhalb von [10] Arbeitstagen.

6. Kennzeichnung KI-generierter Inhalte
Bild-, Audio- oder Videoinhalte, die mit KI erzeugt oder verändert wurden und echte Personen, Orte oder Ereignisse so darstellen, dass sie fälschlich als echt erscheinen könnten (Deepfakes), werden bei der Veröffentlichung als KI-generiert offengelegt. Mit KI erzeugte oder bearbeitete Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, werden ebenfalls offengelegt – es sei denn, sie wurden von einem Menschen geprüft oder redaktionell kontrolliert und eine Person oder die [Unternehmen] trägt die redaktionelle Verantwortung. Darüber hinaus gilt: [Kundenkommunikation, die überwiegend mit KI erstellt wurde, wird vor dem Versand von einer verantwortlichen Person geprüft.] Formulierungen für Hinweise stellt [Stelle] bereit.

7. Schulung und KI-Kompetenz
Bevor Beschäftigte KI-Tools dienstlich nutzen, nehmen sie an einer Einweisung zu dieser Richtlinie teil [Format, z. B. E-Learning von 30 Minuten]. Wer KI-Tools regelmäßig oder für Aufgaben mit erhöhtem Risiko nutzt [z. B. Personal, Kundenkommunikation, Softwareentwicklung], erhält eine vertiefende Schulung zu Funktionsweise und typischen Fehlern von KI, zum Datenschutz und zu den Pflichten aus dieser Richtlinie. Teilnahme und Kenntnisnahme der Richtlinie werden dokumentiert. Die Inhalte werden aktualisiert, wenn sich die Richtlinie oder die freigegebenen Tools wesentlich ändern.

8. Menschliche Kontrolle der Ergebnisse
KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Wer ein Ergebnis verwendet, prüft es vorher auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Angemessenheit und trägt dafür dieselbe Verantwortung wie für eigene Arbeit. Zahlen, Zitate, Quellenangaben und rechtliche Aussagen werden an der Originalquelle überprüft. Entscheidungen, die Personen erheblich betreffen [z. B. Einstellungen, Leistungsbeurteilungen, Vertragsentscheidungen], werden nicht allein auf Grundlage eines KI-Ergebnisses getroffen; eine fachlich zuständige Person entscheidet und dokumentiert die Gründe. Für KI-Systeme, die als Hochrisiko-KI-System eingestuft sind, gelten zusätzlich die im KI-Register festgelegten Aufsichtsmaßnahmen.

9. Urheberrecht, Quellen und Rechte Dritter
Fremde urheberrechtlich geschützte Inhalte [z. B. Fachartikel, Bilder, Software Dritter] werden nur in KI-Tools hochgeladen, wenn die Nutzungsrechte das zulassen. Ergebnisse, die veröffentlicht oder an Kundinnen und Kunden weitergegeben werden, werden auf erkennbare Übernahmen fremder Werke, Marken oder Abbildungen realer Personen geprüft. Prompts, die gezielt Werke oder den unverwechselbaren Stil bestimmter lebender Künstlerinnen und Künstler oder fremde Marken nachahmen sollen, werden für veröffentlichte Inhalte nicht verwendet. Bei Code-Vorschlägen werden Lizenzhinweise beachtet. Was die Nutzungsbedingungen eines Tools zu Rechten an Ergebnissen regeln, ist in Anlage A vermerkt.

10. Meldewege bei Vorfällen
Beschäftigte melden unverzüglich an [Name/Funktion, E-Mail]: die Eingabe von Daten der Klasse 3 oder 4 in ein dafür nicht freigegebenes Tool; KI-Ergebnisse mit diskriminierenden, gefährlichen oder offensichtlich rechtswidrigen Inhalten; den Verdacht, dass ein KI-Tool vertrauliche Informationen preisgibt oder manipuliert wurde; und Fehlfunktionen von KI-Systemen, die Kundinnen und Kunden oder Beschäftigte betreffen. Die Meldung enthält möglichst Datum, Tool, Art der Daten und bereits ergriffene Schritte. Bei einer möglichen Datenschutzverletzung wird die oder der Datenschutzbeauftragte sofort einbezogen. [Wer einen eigenen Fehler zeitnah meldet, hat deswegen keine Nachteile zu befürchten.]

11. Verantwortlichkeiten
Die oder der KI-Verantwortliche ist für diese Richtlinie, die Freigabeliste und das KI-Register verantwortlich. Führungskräfte stellen sicher, dass ihre Teams die Richtlinie kennen und nur freigegebene Tools nutzen. Die IT stellt Konten bereit und setzt technische Vorgaben um [z. B. Single Sign-on, Sperrung nicht freigegebener Dienste]. Die oder der Datenschutzbeauftragte berät bei Freigaben und Vorfällen. Fachbereiche, die ein KI-System einsetzen, benennen eine verantwortliche Person, die den Eintrag im KI-Register aktuell hält. Ansprechpartner für Fragen zu dieser Richtlinie: [Name/Funktion, E-Mail].

12. Verstöße und Folgen
Verstöße gegen diese Richtlinie werden im Einzelfall bewertet. Im Vordergrund stehen die Begrenzung möglicher Schäden, die Aufklärung des Sachverhalts und die Vermeidung von Wiederholungen [z. B. Nachschulung, Anpassung von Berechtigungen]. Vorsätzliche oder wiederholte Verstöße können arbeitsrechtliche Folgen haben. Für externe Personen gelten die vertraglichen Regelungen.

13. Überprüfung und Aktualisierung
Die oder der KI-Verantwortliche überprüft diese Richtlinie und die Freigabeliste mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen, insbesondere bei neuen gesetzlichen Vorgaben, wesentlichen Änderungen freigegebener Tools, nach Vorfällen und bei neuen Einsatzzwecken. Änderungen der Freigabeliste können ohne Änderung der Richtlinie erfolgen und werden über [Kanal, z. B. Intranet] bekannt gegeben. Jede Fassung erhält eine Versionsnummer und wird in der Änderungshistorie dokumentiert. Diese Fassung gilt ab [Datum].

Anlage A – Tool-Freigabeliste
- Chat-Assistent mit Firmenlizenz: Grün – freigegeben · Datenklassen 1–3
- KI-Übersetzer (Business-Konto): Gelb – mit Auflagen · Datenklassen 1–2
- Private Gratis-Konten von KI-Diensten: Rot – nicht erlaubt

Anlage B – Datenklassen
- Klasse 1 – Öffentlich: Veröffentlichte Website- und Produkttexte, Pressemitteilungen, öffentlich zugängliche Fachinformationen. In allen grünen und gelben Tools erlaubt.
- Klasse 2 – Intern: Allgemeine Prozessbeschreibungen, interne Präsentationen ohne Personen- oder Kundenbezug, Textentwürfe ohne vertrauliche Inhalte. In grünen Tools erlaubt, in gelben nur laut Auflage.
- Klasse 3 – Vertraulich: Personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden, Beschäftigten und Bewerbenden, Verträge, Angebote, nicht veröffentlichte Finanzzahlen. Nur in Tools, die Anlage A ausdrücklich für Klasse 3 freigibt (u. a. mit AVV).
- Klasse 4 – Streng vertraulich: Passwörter, Zugangsdaten, API-Schlüssel, Geschäftsgeheimnisse, Gesundheitsdaten, Personalakten, Unterlagen aus laufenden Rechtsstreitigkeiten. Nie in KI-Tools eingeben.

Muster und Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie den Entwurf vor der Einführung arbeitsrechtlich und stimmen Sie ihn – falls vorhanden – mit dem Betriebsrat ab.