Freigaben
Mehrstufige Freigabe-Workflows mit Vier-Augen-Prinzip für DSFA, TIA, Anhang IV und weitere Nachweise.
Manche Nachweise sollen nicht von der Person abgeschlossen werden, die sie erstellt hat. Mit den Freigaben legt eine Administratorin je Objekttyp fest, wer in welcher Reihenfolge zustimmen muss, bevor ein Datensatz seinen Abschlussstatus erreicht. Solange ein Workflow aktiv ist, lässt sich der Abschluss weder in der Oberfläche noch per API ohne Freigabe setzen.
Auf einen Blick
- Enthalten ab
- In allen Paketen verfügbar, sobald das betroffene Modul gebucht ist (Beta)
- Wo in der App
- Meine Freigaben (Posteingang); Einrichtung in den Einstellungen
- Ergebnis
- Freigabe-Verlauf mit Stufen, Entscheidungen, Kommentaren und Zeitstempeln im Audit-Log
- Rechtsbezug
- Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 DSGVO); QMS-Freigaben (Art. 17 KI-VO)
Was sich freigeben lässt
Sechs Objekttypen. Für jeden gilt: Die Freigabe schützt den Übergang in den Abschlussstatus.
| Objekt | Geschützter Übergang |
|---|---|
| DSFA (Art. 35 DSGVO) | Freigabestatus → APPROVED |
| Transfer Impact Assessment (TIA) | TIA-Status → ABGESCHLOSSEN |
| Anbieter-Onboarding | Onboarding-Status → FREIGEGEBEN |
| Technische Dokumentation (Anhang IV) | REVIEW → APPROVED; die Anforderung setzt ein DRAFT-Dossier auf REVIEW |
| EU-Konformitätserklärung | Bestätigung der Erklärung |
| Compliance-Checkliste (Hochrisiko) | Status → COMPLETED |
So wird ein Workflow eingerichtet
Workflows richten Administratoren ein, je Objekttyp genau einen:
- Bis zu drei Stufen, die nacheinander durchlaufen werden.
- Je Stufe benannte Personen (bis zu 20) und/oder eine Rolle (Admin, Editor, Viewer). Eine Rolle wird beim Anfordern in die Personen aufgelöst, die sie in diesem Moment haben; spätere Rollenwechsel ändern laufende Freigaben nicht.
- Je Stufe die Regel „eine Person genügt“ (ANY) oder „alle müssen zustimmen“ (ALL).
- Ein Workflow lässt sich ein- und ausschalten. Ohne aktiven Workflow gilt das bisherige Verhalten ohne Freigabe.
Vier-Augen-Prinzip
Standardmäßig dürfen weder die Person, die die Freigabe anfordert, noch die Person, die das Objekt angelegt hat, darüber entscheiden. Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich je Workflow abschalten. Bleibt eine Stufe dadurch ohne berechtigte Person, lehnt die App die Anforderung sofort ab, statt sie hängen zu lassen.
Ablauf einer Freigabe
- 1Wer das Objekt bearbeiten darf, fordert die Freigabe im Freigabe-Bereich des Objekts an, optional mit Kommentar.
- 2Die Personen der ersten Stufe erhalten eine E-Mail und sehen den Antrag unter „Meine Freigaben“.
- 3Ist eine Stufe erfüllt, öffnet sich die nächste. Eine einzige Ablehnung lehnt den ganzen Antrag ab; eine Ablehnung braucht immer eine Begründung.
- 4Nach der letzten Stufe setzt SimpleAct den Abschlussstatus des Objekts, mit denselben Prüfungen wie beim manuellen Setzen. Scheitert eine Prüfung, bleibt die Freigabe offen und der Abschluss kann nach dem Nachtragen erfolgen.
- 5Die anfordernde Person erhält eine E-Mail mit dem Ergebnis. Sie oder ein Administrator kann einen laufenden Antrag zurückziehen.
Gut zu wissen
- Jede Freigabe wird genau einmal verbraucht. Wird ein Objekt später erneut abgeschlossen, braucht es eine neue Freigabe.
- Ein Objekt direkt im Abschlussstatus anzulegen, ist bei aktivem Workflow nicht möglich.
- Freigaben sind persönliche Entscheidungen: Sie funktionieren nur mit angemeldeter Sitzung, nicht per API-Key. Versucht die API, einen geschützten Abschluss ohne Freigabe zu setzen, antwortet sie mit 400 und rule.approval_required.
- Ohne konfigurierten Mailversand zeigt „Meine Freigaben“ dieselben Anträge; eine fehlgeschlagene E-Mail macht keine Entscheidung rückgängig.
- Die Freigaben in der Governance (Nachweis-Freigaben je KI-System) sind ein eigener, älterer Mechanismus und laufen unabhängig davon.