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Art. 4 KI-VO · Vorlage Excel + Word

Stand: 4. Oktober 2026 · nach Digital Omnibus

KI-Kompetenz nach Art. 4 nachweisen: Vorlage & Anleitung

Wer KI-Systeme anbietet oder beruflich einsetzt, muss die KI-Kompetenz der Menschen fördern, die damit arbeiten – vom Copilot im Büro bis zum selbst gebauten Chatbot. Seit dem Digital Omnibus ist das eine Bemühenspflicht: Maßnahmen zählen, kein Zertifikat. Hier finden Sie, was Art. 4 heute verlangt, wen Sie schulen sollten, und zwei kostenlose Vorlagen für den Nachweis: eine Excel-Schulungsmatrix und eine Word-Teilnahmebestätigung. Ohne Anmeldung.

Schulungsmatrix (Excel)Teilnahmebestätigung (Word)

XLSX · Dropdowns, Modulkatalog, Anleitung · DOCX · Einzel- und Sammelbestätigung

  • Fassung nach Digital Omnibus
  • Schulungsmatrix: Personen × Rollen × Module
  • Schulungsplan-Generator auf der Seite
  • Keine E-Mail, kein Gate
app.simpleact.de

Schulungsmatrix KI-Kompetenz

Demo Organisation GmbH · Art. 4 KI-VO

A
SimpleAct_KI_Kompetenz_Schulungsmatrix_DE.xlsx Filter
RolleGeschultn
  • Geschäftsführung3/3
  • Fachanwender38/52
  • Power-User / Entwickler7/9
  • Einkauf2/4
  • DSB / Compliance2/2
  • Externe / Dienstleister3/8

Geschult

71 %

55 / 78

Nächste Auffrischung

6 Personen bis 31.12.2026

Fiktive Beispieldaten · Status je Person in der Matrix

Kurzantwort

Was Sie in einem Satz wissen müssen

Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Das gilt seit dem 2. Februar 2025 und für jedes KI-System, unabhängig von der Risikoklasse – also auch für ChatGPT, Copilot oder DeepL im Arbeitsalltag.

Seit dem Digital Omnibus (VO (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) ist klargestellt: Sie müssen nicht garantieren, dass jede einzelne Person ein bestimmtes Kompetenzniveau erreicht. Sie müssen sich nachvollziehbar bemühen. Ein Zertifikat verlangt das Gesetz nicht, eine bestimmte Form des Nachweises auch nicht. Die EU-Kommission empfiehlt aber, ein internes Verzeichnis der Schulungen und Maßnahmen zu führen. Genau dafür sind die beiden Vorlagen auf dieser Seite gedacht.

Rechtslage

Was Art. 4 verlangt – und was nicht (seit dem Omnibus)

Der Digital Omnibus hat Art. 4 nicht abgeschafft, sondern vollständig neu gefasst. Aus einer Pflicht, ein Ergebnis sicherzustellen, wurde eine Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen. Viele Ratgeber im Netz zitieren noch die alte Fassung.

In der ursprünglichen Fassung von 2024 mussten Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um „nach besten Kräften“ sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Diese Formulierung war in der Praxis schwer greifbar: Was ist „ausreichend“, und wie beweist man, dass eine Person es erreicht hat? Daraus entstand ein Markt für Schulungszertifikate, Pflichtkurse und Prüfungen, die oft mehr versprochen haben, als das Gesetz verlangt hat.

Die Verordnung (EU) 2026/1744 – der sogenannte Digital Omnibus zur KI-Verordnung, veröffentlicht im Amtsblatt am 24. Juli 2026 und in Kraft seit dem 27. Juli 2026 – hat Art. 4 vollständig ersetzt. Nach der neuen Fassung ergreifen Anbieter und Betreiber Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Dabei berücksichtigen sie deren technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und den Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden. Ausdrücklich klargestellt ist, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau einer einzelnen Person garantiert werden muss.

Neu ist außerdem, dass die Kommission und die Mitgliedstaaten Anbieter und Betreiber bei der Förderung der KI-Kompetenz unterstützen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen. Für Ihr Unternehmen ändert das an der eigenen Pflicht nichts – es kann aber bedeuten, dass künftig mehr frei verfügbare Materialien, Leitfäden oder Programme bereitstehen, auf die Sie zurückgreifen können.

Für die Praxis heißt das: Die Pflicht ist eine Bemühenspflicht. Sie wird nicht dadurch erfüllt, dass einmal ein Video verschickt wird, und sie wird nicht dadurch verletzt, dass eine geschulte Person später trotzdem einen Fehler macht. Entscheidend ist, dass Sie passende Maßnahmen für die jeweiligen Rollen und Einsatzkontexte ergreifen und das auch zeigen können. Wer nachvollziehbar dokumentiert, wer wann welche Maßnahme erhalten hat, hat im Gespräch mit einer Behörde, einem Kunden im Lieferantenaudit oder dem Betriebsrat eine belastbare Grundlage.

Tabelle seitlich scrollen →

Was Art. 4 verlangt – und was nicht (seit dem Omnibus)
AspektFassung 2024 (bis 26.7.2026)Fassung nach Digital Omnibus (ab 27.7.2026)
Kern der PflichtMaßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügtMaßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen
Art der PflichtAm Ergebnis orientiert („ausreichendes Maß“)Bemühenspflicht: Maßnahmen ergreifen
Niveau einzelner PersonenSollte „ausreichend“ sein – ohne Definition, was das heißtAusdrücklich kein bestimmtes Niveau einer einzelnen Person zu garantieren
Wer ist verpflichtet?Anbieter und BetreiberUnverändert: Anbieter und Betreiber
Wer wird erfasst?Personal und andere Personen, die im Auftrag mit Betrieb und Nutzung befasst sindUnverändert: Personal und andere Personen, die im Auftrag mit Betrieb und Nutzung befasst sind
MaßstabTechnische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, EinsatzkontextWeiterhin technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Einsatzkontext
UnterstützungKeine Regelung im ArtikelKommission und Mitgliedstaaten unterstützen Anbieter und Betreiber, insbesondere KMU

Paraphrase der Neufassung. Maßgeblich ist der Wortlaut der VO (EU) 2026/1744 im Amtsblatt der EU (Link unter „Quellen“).

Zielgruppen

Wer muss geschult werden?

Art. 4 erfasst alle Menschen, die in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten – nicht nur die IT. Weil die Maßnahmen zu Kenntnissen, Erfahrung und Einsatzkontext passen sollen, lohnt sich eine Einteilung in Rollen. Die folgende Matrix ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.

Tabelle seitlich scrollen →

Wer muss geschult werden?
RolleTypische PersonenBerührung mit KISchwerpunkt der MaßnahmeEmpfohlene TiefeAuffrischung (Empfehlung)
GeschäftsführungGeschäftsführer, Vorstand, BereichsleitungenEntscheidet über Einführung, Budget und RisikenPflichten und Rollen nach der KI-VO, Verantwortung, Risikobild, FreigabeprozessKompakt (1–2 Std.)12 Monate
FachanwenderSachbearbeitung, Vertrieb, Marketing, HR, KundenserviceNutzt freigegebene KI-Tools im AlltagFunktionsweise und Grenzen, Ergebnisse prüfen, Datenschutz bei Eingaben, interne RegelnBasis (2–3 Std.)12 Monate
Power-User / EntwicklerIT, Data Science, Softwareentwicklung, AutomatisiererKonfiguriert, integriert oder entwickelt KITechnische Risiken, sichere Integration, Tests, Logging, DokumentationVertieft (4–6 Std.)6 Monate
EinkaufEinkauf, Vendor Management, Fachbereiche mit BudgetWählt KI-Produkte und Anbieter ausAnbieterprüfung, Vertragsinhalte, Unterlagen anfordern, Rolle des eigenen UnternehmensBasis + Modul Beschaffung12 Monate
DSB / ComplianceDatenschutzbeauftragte, Compliance, Recht, InformationssicherheitPrüft, bewertet und dokumentiert KI-EinsatzKI-Register, Risikoeinstufung, Vorfälle, Nachweisführung, Zusammenspiel mit DSGVOVertieft (4–6 Std.)12 Monate
Externe / DienstleisterFreelancer, Agenturen, Zeitarbeit, Auftragnehmer mit Zugang zu Ihren KI-SystemenNutzt Ihre KI-Systeme in Ihrem AuftragIhre Regeln für den Auftrag, Datenumgang, AnsprechpartnerEinweisung (30–60 Min.)Bei Auftragsbeginn, dann 12 Monate

Externe zählen laut Fragen-und-Antworten-Papier der EU-Kommission ausdrücklich mit: Auftragnehmer, Dienstleister oder auch Kunden, sofern sie in Ihrem Auftrag mit Ihren KI-Systemen arbeiten.

Eine Person kann mehrere Rollen haben – die Leiterin Marketing ist Führungskraft und gleichzeitig Fachanwenderin. Tragen Sie in der Matrix dann die Rolle mit dem höchsten Schulungsbedarf ein oder legen Sie eine zweite Zeile an. Wichtig ist, dass am Ende jede Person, die beruflich mit einem Ihrer KI-Systeme arbeitet, mindestens einer Rolle zugeordnet ist.

Nicht erfasst ist die rein private, nicht berufliche Nutzung: Wer in der Freizeit einen Chatbot ausprobiert, wird dadurch nicht zum Betreiber im Sinne der KI-Verordnung (Art. 3 Nr. 4). Sobald dieselbe Person den Chatbot aber für eine Kundenmail nutzt – auch mit einem privaten Account –, ist es ein beruflicher Einsatz in Ihrem Unternehmen. Das ist einer der Gründe, warum eine interne KI-Richtlinie und eine Basis-Unterweisung für alle Beschäftigten sinnvoll sind, nicht nur für die, die offiziell eine Lizenz haben.

Inhalte

Was jede Rolle wissen sollte

Die KI-Verordnung legt keinen Lehrplan fest. Aus dem Maßstab „Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Einsatzkontext“ lässt sich aber gut ableiten, was je Rolle sinnvoll ist. Die Modulnummern finden Sie in der Excel-Vorlage im Blatt „Module“ wieder.

01

Geschäftsführung

Die Geschäftsführung muss keine Prompts schreiben können. Sie muss verstehen, wofür das Unternehmen haftet, wo KI eingesetzt wird und welche Entscheidungen sie selbst treffen muss.

  • Rollen nach der KI-Verordnung: Wann ist das Unternehmen Betreiber, wann Anbieter?
  • Risikoklassen im Überblick und warum der Einsatzzweck über die Pflichten entscheidet
  • Wer intern verantwortlich ist: Freigabeprozess, KI-Register, Ansprechpartner
  • Typische Risiken: vertrauliche Daten in externen Tools, falsche Ergebnisse, Reputationsschäden
  • Wie die Organisation KI-Kompetenz fördert und nachweist

Passende Module

M01M02M05

02

Fachanwender

Die größte Gruppe – und die, bei der eine gute Basis den meisten Unterschied macht. Ziel ist ein realistisches Bild davon, was ein KI-Werkzeug kann und was nicht.

  • Wie generative KI Antworten erzeugt und warum sie überzeugend falsch sein kann
  • Ergebnisse prüfen: Fakten, Zahlen, Quellen, Tonalität, Verzerrungen
  • Welche Daten in welches Tool dürfen – Personenbezug, Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten
  • Freigegebene Tools und Regeln aus der internen KI-Richtlinie
  • Wann ein Mensch entscheiden muss und an wen man sich bei Problemen wendet

Passende Module

M01M02M03M04

03

Power-User / Entwickler

Wer KI-Systeme konfiguriert, in Prozesse einbaut oder selbst entwickelt, trägt Verantwortung für das Verhalten des Systems gegenüber anderen. Hier lohnt sich die größte Tiefe.

  • Technische Risiken: Prompt Injection, Datenabfluss, unsichere Plugins und Agenten
  • Modell- und Anbieterauswahl, Grenzen von Benchmarks, Testen mit eigenen Daten
  • Protokollierung, Versionierung und Änderungsmanagement
  • Transparenz gegenüber Nutzern, wenn ein System mit Menschen interagiert oder Inhalte erzeugt
  • Dokumentation für Register und Risikoeinstufung liefern

Passende Module

M01M02M03M04M06

04

Einkauf

Viele KI-Systeme kommen über den Einkauf ins Haus – oft als neue Funktion in bestehender Software. Der Einkauf ist deshalb die erste Stelle, an der KI erkannt und richtig eingeordnet werden kann.

  • KI-Funktionen in Angeboten erkennen, auch bei Updates bestehender Software
  • Fragen an Anbieter: Zweck, Datenverarbeitung, Unterlagen, Support
  • Vertragsinhalte: Auftragsverarbeitung, Vertraulichkeit, Änderungen am Modell
  • Übergabe an Register und Compliance vor der Freigabe

Passende Module

M01M02M03M07

05

DSB / Compliance

Datenschutz und Compliance halten die Fäden zusammen: Sie bewerten Systeme, pflegen die Nachweise und sind Ansprechpartner für Behörden und Kunden.

  • Aufbau und Pflege eines KI-Registers
  • Risikoeinstufung nach KI-Verordnung und Abgleich mit DSGVO-Unterlagen
  • Umgang mit Vorfällen und Beschwerden
  • Nachweisführung für Art. 4: Matrix, Bestätigungen, Ablage, Auffrischung
  • Aktuelle Entwicklungen: Leitlinien der Kommission, nationale Aufsicht

Passende Module

M01M02M03M05M08

06

Externe / Dienstleister

Wer für Sie arbeitet und dabei Ihre KI-Systeme nutzt, gehört dazu. Bei Externen genügt oft eine kurze, gezielte Einweisung – entscheidend sind Ihre Regeln für genau diesen Auftrag.

  • Welche KI-Systeme im Auftrag genutzt werden dürfen und welche nicht
  • Datenumgang: was eingegeben werden darf, was nie
  • Kennzeichnung von KI-erzeugten Inhalten, wenn vereinbart oder nötig
  • Ansprechpartner und Meldeweg bei Problemen

Passende Module

M09M03

Dokumentation

Was ein guter Schulungs­nachweis enthält

Art. 4 schreibt keine Dokumentation und keine Felder vor. Wenn Sie aber zeigen wollen, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben, braucht der Nachweis ein paar Angaben. Diese Felder empfehlen wir – sie sind auch die Spalten der Excel-Matrix.

Was ein guter Schulungsnachweis enthält
FeldTypWas eintragenWarum es hilft
Person / IDKernfeldName oder Personalnummer; bei Externen Firma und AnsprechpartnerZeigt, wer erreicht wurde. Eine Personalnummer reicht oft und schont den Datenschutz.
AbteilungErgänzendFachbereich oder TeamLücken je Bereich werden sichtbar, Filter in der Matrix werden nützlich.
RolleKernfeldEine der sechs Rollen aus dem DropdownVerknüpft die Person mit dem passenden Modulset – der Kern des rollenbasierten Ansatzes.
Genutzte KI-SystemeKernfeldDie Systeme, mit denen die Person arbeitetDer Einsatzkontext ist Teil des gesetzlichen Maßstabs. Der Abgleich mit dem KI-Register zeigt, ob neue Tools ungeschulte Nutzer haben.
ModulKernfeldTitel oder Modulnummer der MaßnahmeZeigt, was inhaltlich vermittelt wurde – wichtiger als nur „hat teilgenommen“.
FormatErgänzendPräsenz, Live-Online, E-Learning, Unterweisung usw.Macht nachvollziehbar, wie die Maßnahme stattfand.
DatumKernfeldTag der Teilnahme bzw. des AbschlussesGrundlage für die nächste Auffrischung.
DauerErgänzendIn MinutenHilft bei der Einschätzung, ob die Maßnahme zur Rolle passt.
Nachweis / AblageKernfeldWo die Bestätigung liegt: Ordner, DMS-Pfad, LMS-ExportDer Eintrag in der Matrix ist die Übersicht, der Beleg liegt woanders – der Pfad verbindet beides.
Nächste AuffrischungErgänzendDatum der geplanten WiederholungMacht die Pflege planbar und fällige Personen filterbar.
StatusKernfeldGeplant, Eingeladen, Teilgenommen, Abgeschlossen, Auffrischung fällig, EntfälltZeigt auf einen Blick, wo die Organisation steht.

Kernfelder sind unsere Empfehlung für einen aussagekräftigen Nachweis, keine gesetzliche Vorgabe. Die Matrix enthält Beschäftigtendaten – beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die sie pflegen müssen.

Interaktiv

Schulungsplan-Generator

Geben Sie an, wie viele Personen je Rolle mit KI arbeiten und in welchem Kontext Sie KI einsetzen. Der Generator schlägt Module, Umfang und Auffrischung vor und erstellt eine Übersicht zum Kopieren – etwa für die Abstimmung mit Geschäftsführung oder Betriebsrat.

Personen je Rolle
  • GeschäftsführungGeschäftsführung, Vorstand, Bereichsleitungen
  • FachanwenderNutzen KI-Tools im Arbeitsalltag
  • Power-User / EntwicklerKonfigurieren, integrieren, entwickeln
  • EinkaufBeschaffen KI-Produkte
  • DSB / ComplianceDatenschutz, Compliance, Recht, IT-Sicherheit
  • Externe / DienstleisterArbeiten in Ihrem Auftrag mit Ihren KI-Systemen
Einsatzkontext
app.simpleact.de

Ihr Schulungsplan

Entwurf · Art. 4 KI-VO

A
Personen
49
Schulungsstunden gesamt (ca.)
132,8 h

  • Geschäftsführung · 2

    135 Min. je Person

    • M01KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen
    • M02Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools
    • M05KI-Verordnung für Führung: Rollen, Risiken, Verantwortung

    Auffrischung: alle 12 MonateEmpfehlung

  • Fachanwender · 40

    150 Min. je Person

    • M01KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen
    • M02Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools
    • M03Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben
    • M04Ergebnisse prüfen: Fehler, Halluzinationen, Verzerrungen

    Auffrischung: alle 12 MonateEmpfehlung

  • Power-User / Entwickler · 4

    270 Min. je Person

    • M01KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen
    • M02Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools
    • M03Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben
    • M04Ergebnisse prüfen: Fehler, Halluzinationen, Verzerrungen
    • M06Sichere Integration und Entwicklung

    Auffrischung: alle 6 MonateEmpfehlung

  • Einkauf · 2

    165 Min. je Person

    • M01KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen
    • M02Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools
    • M03Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben
    • M07KI beschaffen: Anbieterprüfung und Verträge

    Auffrischung: alle 12 MonateEmpfehlung

  • DSB / Compliance · 1

    285 Min. je Person

    • M01KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen
    • M02Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools
    • M03Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben
    • M05KI-Verordnung für Führung: Rollen, Risiken, Verantwortung
    • M08KI-Governance: Register, Einstufung, Vorfälle, Nachweise

    Auffrischung: alle 12 MonateEmpfehlung

Schulungsplan KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO) – Entwurf
Erstellt mit simpleact.de/ki-kompetenz-schulungsnachweis am 05.10.2026

Geschäftsführung (2 Personen) – 135 Min. je Person, Auffrischung: alle 12 Monate (Empfehlung)
  • M01 KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen – 45 Min., E-Learning oder Präsenz
  • M02 Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools – 30 Min., Unterweisung + Lesebestätigung
  • M05 KI-Verordnung für Führung: Rollen, Risiken, Verantwortung – 60 Min., Live-Briefing

Fachanwender (40 Personen) – 150 Min. je Person, Auffrischung: alle 12 Monate (Empfehlung)
  • M01 KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen – 45 Min., E-Learning oder Präsenz
  • M02 Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools – 30 Min., Unterweisung + Lesebestätigung
  • M03 Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben – 30 Min., E-Learning
  • M04 Ergebnisse prüfen: Fehler, Halluzinationen, Verzerrungen – 45 Min., Praxisübung

Power-User / Entwickler (4 Personen) – 270 Min. je Person, Auffrischung: alle 6 Monate (Empfehlung)
  • M01 KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen – 45 Min., E-Learning oder Präsenz
  • M02 Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools – 30 Min., Unterweisung + Lesebestätigung
  • M03 Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben – 30 Min., E-Learning
  • M04 Ergebnisse prüfen: Fehler, Halluzinationen, Verzerrungen – 45 Min., Praxisübung
  • M06 Sichere Integration und Entwicklung – 120 Min., Workshop

Einkauf (2 Personen) – 165 Min. je Person, Auffrischung: alle 12 Monate (Empfehlung)
  • M01 KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen – 45 Min., E-Learning oder Präsenz
  • M02 Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools – 30 Min., Unterweisung + Lesebestätigung
  • M03 Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben – 30 Min., E-Learning
  • M07 KI beschaffen: Anbieterprüfung und Verträge – 60 Min., Live-Online

DSB / Compliance (1 Personen) – 285 Min. je Person, Auffrischung: alle 12 Monate (Empfehlung)
  • M01 KI-Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen – 45 Min., E-Learning oder Präsenz
  • M02 Interne KI-Richtlinie und freigegebene Tools – 30 Min., Unterweisung + Lesebestätigung
  • M03 Daten und Vertraulichkeit bei KI-Eingaben – 30 Min., E-Learning
  • M05 KI-Verordnung für Führung: Rollen, Risiken, Verantwortung – 60 Min., Live-Briefing
  • M08 KI-Governance: Register, Einstufung, Vorfälle, Nachweise – 120 Min., Workshop oder externe Schulung

Summe: 49 Personen, 132,8 h

Hinweis: Vorschlag, keine Rechtsberatung. Art. 4 KI-VO (i. d. F. VO (EU) 2026/1744) verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, aber weder bestimmte Module noch Umfang, Form oder Zertifikate.

Vorschlag auf Basis unserer Rollenmatrix. Art. 4 schreibt weder Module noch Umfang oder Intervalle vor. Keine Rechtsberatung.

Vorschau

So sieht die Schulungsmatrix aus

Eine Zeile je Person und Maßnahme. Die Beispielzeilen der fiktiven Demo Organisation GmbH zeigen, wie ausgefüllte Einträge aussehen. In der Excel-Datei sind sie farbig markiert – löschen Sie sie vor dem ersten echten Eintrag.

Blatt „Schulungsmatrix“ · Kopfzeile fixiert, Filter aktivseitlich scrollen →
So sieht die Schulungsmatrix aus
Person / IDAbteilungRolleGenutzte KI-SystemeModulFormatDatumDauer (Min.)Nachweis / AblageNächste AuffrischungStatus
MA-0012BeispielGeschäftsführungGeschäftsführungMicrosoft 365 CopilotM05 KI-Verordnung für FührungLive-Online12.03.202660DMS/Personal/KI-Kompetenz/202612.03.2027Abgeschlossen
MA-0147BeispielVertriebFachanwenderMicrosoft 365 Copilot, DeepLM04 Ergebnisse prüfenE-Learning05.05.202645LMS-Export 05/202605.05.2027Abgeschlossen
MA-0203BeispielITPower-User / EntwicklerGitHub Copilot, Kundenservice-ChatbotM06 Sichere IntegrationWorkshop18.06.2026120Teilnehmerliste + Folien18.12.2026Auffrischung fällig
MA-0088BeispielEinkaufEinkaufKI-Funktionen im ERPM07 KI beschaffenPräsenzschulung10.09.202660Teilnahmebestätigung (Word)10.09.2027Teilgenommen
EXT-004BeispielAgentur (extern)Externe / DienstleisterBildgeneratorM09 Einweisung für ExterneLesebestätigung Richtlinie01.07.202630Bestätigung per E-Mail01.07.2027Abgeschlossen
MA-0031BeispielRecht / DatenschutzDSB / ComplianceKI-Register, CopilotM08 KI-GovernanceExterne Schulung22.10.2026240––Geplant

Zwei Vorlagen, frei verwendbar

Schulungsmatrix (Excel)

Die Übersicht für die ganze Organisation: wer welche Maßnahme wann erhalten hat und wann die nächste fällig ist.

  • Blätter Schulungsmatrix, Module, Anleitung, Listen
  • Dropdowns für Rolle, Modul, Format und Status
  • 12 Module als Vorschlagskatalog je Rolle
  • 300 vorformatierte Zeilen, Filter, fixierte Kopfzeile
Schulungsmatrix (Excel)

SimpleAct_KI_Kompetenz_Schulungsmatrix_DE.xlsx

Teilnahmebestätigung (Word)

Der Beleg je Person oder Termin – zum Ausdrucken und Unterschreiben oder digital ablegen.

  • Teilnehmer, Rolle, Modul, Inhalte, Datum, Dauer
  • Durchführende Stelle und Unterschriften
  • Sammelliste für Gruppentermine
  • Hinweis: Art. 4 schreibt keine Form vor
Teilnahmebestätigung (Word)

SimpleAct_KI_Kompetenz_Teilnahmebestaetigung_DE.docx

Pflege

Auffrischung und Aufbewahrung

Das Gesetz nennt weder ein Intervall noch eine Aufbewahrungsfrist. Die folgenden Punkte sind unsere Empfehlung aus der Praxis – passen Sie sie an Ihr Unternehmen an.

Wie oft auffrischen?Empfehlung

KI-Werkzeuge ändern sich schneller als die meisten anderen Arbeitsmittel: Neue Funktionen, neue Modelle und neue Risiken kommen im Monatsrhythmus. Eine einmalige Schulung zur Einführung veraltet daher schnell. Als Faustregel empfehlen wir eine kurze Auffrischung alle zwölf Monate für alle Rollen und alle sechs Monate für Power-User und Entwickler, die tiefer in die Technik eingreifen.

Eine Auffrischung muss nicht die ganze Schulung wiederholen. Oft reichen 20 bis 30 Minuten: Was hat sich an den freigegebenen Tools geändert, welche Vorfälle oder Beinahe-Fehler gab es, was ist neu in der Richtlinie? Wichtiger als der feste Rhythmus sind die Anlässe, die eine Maßnahme außer der Reihe auslösen sollten.

Wie lange aufbewahren?Empfehlung

Weil Art. 4 keine Dokumentation vorschreibt, nennt die KI-Verordnung dafür auch keine Aufbewahrungsfrist. Sinnvoll ist, die Nachweise mindestens so lange vorzuhalten, wie die Person mit Ihren KI-Systemen arbeitet, und danach für einen Zeitraum, den Sie selbst festlegen und begründen – etwa um Fragen zu einem länger zurückliegenden Vorfall beantworten zu können.

Die Matrix und die Bestätigungen enthalten personenbezogene Daten von Beschäftigten. Legen Sie deshalb fest, wer Zugriff hat, und nehmen Sie die Schulungsnachweise in Ihr Löschkonzept auf. Für die Übersicht genügen oft Personalnummern statt Klarnamen.

Löschkonzept mit Vorlage

Anlässe für eine Maßnahme außer der Reihe

  • 01

    Neues KI-System

    Ein Tool kommt neu ins KI-Register oder eine bestehende Software erhält KI-Funktionen.

  • 02

    Neuer Einsatzzweck

    Ein bekanntes Tool wird für eine neue Aufgabe genutzt, etwa in Personal oder Kundenkommunikation.

  • 03

    Neue Rolle

    Eine Person wechselt die Abteilung, übernimmt Führung oder beginnt, selbst KI zu integrieren.

  • 04

    Vorfall

    Ein Fehler, ein Datenleck oder eine Beschwerde zeigt Wissenslücken.

  • 05

    Neue Regeln

    Die interne KI-Richtlinie ändert sich oder es erscheinen neue Leitlinien.

  • 06

    Neue Externe

    Ein Dienstleister beginnt einen Auftrag, bei dem er Ihre KI-Systeme nutzt.

Umsetzung

Intern oder extern schulen?

Beides ist möglich – Art. 4 macht dazu keine Vorgaben. In der Praxis bewährt sich eine Mischung: Grundlagen von außen oder aus einer Lernplattform, die eigenen Regeln und Tools von innen.

Intern oder extern schulen?
AspektIntern (eigene Leute)Extern (Anbieter, Trainer, E-Learning)
Bezug zu Ihren ToolsHoch: echte Beispiele aus Ihren Systemen und ProzessenOft allgemein, Anpassung kostet extra
Interne RegelnRichtlinie und Freigaben werden direkt vermitteltMuss ergänzt werden
Fachliche TiefeAbhängig von vorhandenem Know-howSpezialwissen, etwa zu Sicherheit oder Rechtsrahmen
AufwandZeit der eigenen FachleuteBudget, dafür weniger interner Aufwand
SkalierungPräsenztermine skalieren schlechtE-Learning erreicht viele Personen gleichzeitig
NachweisEigene Teilnahmebestätigung und Matrix nötigTeilnahmebescheinigung des Anbieters, Eintrag in der Matrix trotzdem sinnvoll

Ein häufiger Fehler ist, eine externe Standardschulung zu buchen und das Thema damit für erledigt zu halten. Eine allgemeine Einführung in KI ist ein guter Anfang, beantwortet aber nicht die Fragen, die im Alltag wirklich auftauchen: Darf ich diese Kundendaten in unser Tool geben? Welchen Assistenten darf ich für Bewerbungen nutzen? Wem melde ich einen Fehler? Diese Antworten kann nur Ihr Unternehmen geben.

Umgekehrt muss eine interne Schulung nicht aufwendig sein. Eine 30-minütige Unterweisung zur KI-Richtlinie mit drei Beispielen aus dem eigenen Haus und einer kurzen Lesebestätigung ist für viele Fachanwender ein guter Baustein. Wichtig ist, dass Sie festhalten, wer sie wann erhalten hat – mit der Teilnahmebestätigung oder einem Eintrag in der Matrix.

SimpleAct Academy

Wenn Excel zu klein wird

Die Vorlagen funktionieren gut für den Start. Wenn viele Personen zu schulen sind, übernimmt die Academy in SimpleAct die Organisation – im selben System, in dem auch Ihr KI-Inventar liegt.

  • Kurse zu EU AI Act, DSGVO, Informationssicherheit, KI-Risikomanagement und Hinweisgeberschutz
  • Wissens-Checks und Abschlusstests je Kurs, Fortschritt je Kurs sichtbar
  • Zertifikate zum Download als Schulungsnachweis pro Mitarbeiter

Die Academy-Zertifikate sind Teilnahmenachweise. Ein Zertifikat ist nach Art. 4 nicht vorgeschrieben.

Academy ansehen
app.simpleact.de

E-Learning Academy

Schulungsinhalte zu EU AI Act und DSGVO

A

EU AI Act

Zertifiziert
8 Lektionen45 Min.
Fortschritt100%
Abgeschlossen

DSGVO

10 Lektionen60 Min.
Fortschritt40%
Weiter lernen

KI-Risikomanagement

6 Lektionen35 Min.
Fortschritt0%
Kurs starten

Hinweisgeberschutz

5 Lektionen25 Min.
Fortschritt0%
Kurs starten
Zertifikat „EU AI Act" · Dr. Anna SchmidtHerunterladen

FAQ

Häufige Fragen zum KI-Schulungsnachweis

Nein. Art. 4 der KI-Verordnung verlangt kein Zertifikat, und die EU-Kommission stellt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz klar, dass keines erforderlich ist. Zertifikate von Schulungsanbietern können als Beleg nützlich sein, sie sind aber keine gesetzliche Voraussetzung. Die Kommission empfiehlt stattdessen, ein internes Verzeichnis der Schulungen und Maßnahmen zu führen.
Art. 4 erfasst neben dem eigenen Personal auch andere Personen, die in Ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung Ihrer KI-Systeme befasst sind. Die Kommission nennt dafür ausdrücklich Auftragnehmer, Dienstleister und auch Kunden, sofern sie in Ihrem Auftrag mit Ihren Systemen arbeiten. Für Externe genügt oft eine gezielte Einweisung in Ihre Regeln für den Auftrag, dokumentiert mit einer Bestätigung.
Das Gesetz nennt kein Intervall. Wir empfehlen eine kurze Auffrischung alle zwölf Monate und für Power-User und Entwickler alle sechs Monate, dazu Maßnahmen außer der Reihe, wenn ein neues KI-System eingeführt wird, sich der Einsatzzweck oder die Rolle einer Person ändert oder ein Vorfall Wissenslücken zeigt. Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe.
Das Gesetz schreibt kein Format vor, ein Video kann also ein Baustein sein. Ob es allein genügt, hängt von Rolle und Einsatzkontext ab: Für eine Fachanwenderin, die einen freigegebenen Textassistenten nutzt, kann ein gutes Video mit Wissens-Check und Lesebestätigung der Richtlinie passen. Für Entwickler oder den Einsatz in sensiblen Bereichen wird es kaum ausreichen. Halten Sie fest, wer das Video gesehen hat.
Art. 99 der KI-Verordnung enthält keine eigene Bußgeldstufe für Art. 4. Sanktionen richten sich laut Kommission nach nationalem Recht und sollen verhältnismäßig sein; die Aufsicht übernehmen die nationalen Marktüberwachungsbehörden ab dem 2. August 2026. Unabhängig von Bußgeldern kann fehlende Schulung relevant werden, wenn durch einen KI-Fehler ein Schaden entsteht oder ein Kunde im Audit nach Nachweisen fragt.
Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Mit dem Digital Omnibus (VO (EU) 2026/1744) wurde der Artikel neu gefasst; die neue Fassung gilt seit dem Inkrafttreten am 27. Juli 2026. Die Aufsicht durch die nationalen Marktüberwachungsbehörden beginnt laut Kommission am 2. August 2026.
Ja. Art. 4 gilt für alle KI-Systeme unabhängig von ihrer Risikoklasse und sowohl für Anbieter als auch für Betreiber. Wer ChatGPT, Microsoft 365 Copilot oder ein Übersetzungstool beruflich einsetzt, ist Betreiber. Nicht erfasst ist nur die rein private, nicht berufliche Nutzung. Der Umfang der Maßnahmen darf sich aber am Risiko orientieren: Für einen Textassistenten genügt meist weniger als für ein System, das Bewerbungen sortiert.
Verpflichtet ist das Unternehmen als Anbieter oder Betreiber, letztlich also die Geschäftsführung. Die Umsetzung delegieren viele an Personalentwicklung, Compliance, Datenschutz oder ein KI-Governance-Team. Wichtig ist, dass eine Stelle benannt ist, die den Plan pflegt, Maßnahmen organisiert und die Nachweise führt – und dass die Geschäftsführung selbst ebenfalls geschult wird.
Der Omnibus hat Art. 4 vollständig ersetzt. Statt „nach besten Kräften“ ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen, ergreifen Anbieter und Betreiber jetzt Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen. Klargestellt ist, dass kein bestimmtes Niveau einer einzelnen Person garantiert werden muss. Neu ist außerdem, dass Kommission und Mitgliedstaaten Anbieter und Betreiber, insbesondere KMU, dabei unterstützen. Aus einer Ergebnis- wurde eine Bemühenspflicht.
Art. 4 selbst schreibt keine Dokumentation vor. Die EU-Kommission empfiehlt aber, ein internes Verzeichnis der Schulungen und sonstigen Maßnahmen zu führen. Praktisch ist eine Dokumentation der einzige Weg, gegenüber Behörde, Kunden oder Betriebsrat zu zeigen, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben. Die Excel-Matrix und die Teilnahmebestätigung auf dieser Seite sind dafür gedacht.
Vorgeschrieben ist nichts. Aussagekräftig wird ein Nachweis mit: Person oder Personalnummer, Rolle, genutzte KI-Systeme, Titel und Inhalte der Maßnahme, Format, Datum, Dauer, durchführende Stelle und Ablageort. Für Auffrischungen hilft zusätzlich das Datum der nächsten geplanten Maßnahme.
Ja. Beide Vorlagen sind kostenlos, ohne Anmeldung und dürfen im eigenen Unternehmen frei angepasst werden – Spalten, Module, Dropdown-Werte und Texte. Die Vorlagen sind eine Arbeitshilfe und ersetzen keine Rechtsberatung.

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Quellen und Stand

Zuletzt geprüft am · Redaktion SimpleAct

Diese Seite und die Vorlagen dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Intervalle, Module, Umfang und Aufbewahrungshinweise sind Empfehlungen der Redaktion. Maßgeblich ist der Wortlaut im Amtsblatt der EU.

Änderungen an dieser Seite

  • 4. Oktober 2026 – Erstveröffentlichung: Art. 4 nach Digital Omnibus, Rollenmatrix, Schulungsplan-Generator, Excel-Schulungsmatrix und Word-Teilnahmebestätigung.

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