Wenn eine Aufsichtsbehörde schreibt, entscheidet die Vorbereitung über den Verlauf. SimpleAct führt dafür zwei verwandte, aber getrennte Register: Behördenanfragen für die Kommunikation mit der Aufsicht, und Eskalationen für den weiteren Kreis – Beschwerden Betroffener, interne Eskalationen, Untersuchungen und Bußgeldbescheide. Beide erzeugen auf Knopfdruck ein Paket, mit dem Sie antworten können.

Auf einen Blick

Enthalten ab: Enterprise
Wo in der App: Datenschutz → Behörden bzw. Eskalationen
Ergebnis: Vorgangsakte mit Frist plus Antwortpaket bzw. Behördenpaket
Rechtsbezug: Art. 31, 58, 77 DSGVO
API: /api/v1/dsgvo-authority · /api/v1/dsgvo-escalation

Arten von Behördenanfragen

Art	Anlass
DPIA_QUERY	Rückfrage zur Datenschutz-Folgenabschätzung – häufig nach einer Konsultation bei hohem Restrisiko (Art. 36).
BREACH_FOLLOWUP	Nachfrage zu einer gemeldeten Datenpanne.
CROSS_BORDER_INQUIRY	Grenzüberschreitendes Verfahren mit mehreren beteiligten Aufsichtsbehörden.
GENERAL_AUDIT	Allgemeine Prüfung, oft branchenweit und ohne konkreten Anlassfall.

Status einer Behördenanfrage

Offen und in Bearbeitung gelten als offen – nur ein offener Vorgang kann gegen seine Frist überfällig werden.

Status	Bedeutung
OFFEN	Eingegangen, noch nicht bearbeitet.
IN_BEARBEITUNG	Antwort wird erarbeitet.
WARTE_AUF_ANTWORT	Rückmeldung steht aus – bei Ihnen intern oder bei der Behörde.
BEANTWORTET	Beantwortet, mit Zusammenfassung der Antwort.
GESCHLOSSEN	Abgeschlossen.

Arten von Eskalationen

Art	Bedeutung
BEHOERDENANFRAGE	Anfrage einer Behörde, hier im Eskalationskontext geführt.
BESCHWERDE	Beschwerde einer betroffenen Person – nach Art. 77 auch direkt bei der Aufsichtsbehörde möglich.
INTERNE_ESKALATION	Innerbetriebliche Eskalation, etwa vom Fachbereich an die Geschäftsführung.
UNTERSUCHUNG	Laufendes Untersuchungsverfahren.
BUSSGELDBESCHEID	Bußgeldbescheid – der Fall, in dem Fristen und Dokumentation unmittelbar wirtschaftlich zählen.

Was den Vorgang zusammenhält

Behörde, Aktenzeichen, Eingangsdatum und Frist. Die Frist ist hier gesetzt, nicht berechnet – Behörden setzen sie selbst.
Verknüpfungen zu VVT-Einträgen, DSFA und Datenpannen. Damit ist beim Öffnen des Vorgangs sofort klar, worauf sich die Anfrage bezieht.
Kontext und Antwortzusammenfassung – was gefragt wurde und was Sie geantwortet haben.
Interner Verantwortlicher: eine Person, die den Vorgang führt. Ein Vorgang ohne Zuständigen ist ein Vorgang, der liegen bleibt.
Ein exportierbares Antwortpaket je Vorgang, das die verknüpften Unterlagen zusammenstellt.

Frist eintragen, bevor Sie antworten

Erfassen Sie den Vorgang mit Frist am Tag des Eingangs – auch dann, wenn die Antwort einfach erscheint. Behördenfristen sind kurz, die Beantwortung braucht meist mehrere Beteiligte, und ein Vorgang, der nur im Postfach der zuständigen Person liegt, ist bei deren Urlaub unsichtbar.

Behördenanfragen & Eskalationen