Dokumentation
Strukturierte Produktdokumentation zu allen Funktionen, Workflows und Ergebnissen in SimpleAct.
Alles, was Sie mit SimpleAct im Compliance-Alltag abdecken
Diese Übersicht zeigt nicht nur einzelne Features, sondern den vollständigen operativen Ablauf: von der Erfassung Ihrer KI-Systeme über Risikobewertung und Maßnahmensteuerung bis zu auditfähigen Nachweisen und Exporten.
Hinweis: Alle Inhalte sind auf Deutsch und Englisch verfügbar. Nutzen Sie den Sprachumschalter im Header.
Was diese Dokumentation leistet
Funktionen im Kontext
Jedes Modul wird im Zusammenhang erklärt: Wann Sie es nutzen, welchen Input Sie benötigen und welches Ergebnis Sie erhalten.
Klare Arbeitsreihenfolge
Sie sehen eine empfohlene Reihenfolge, damit Sie schnell von einem leeren Workspace zu belastbaren Nachweisen kommen.
Für operative Teams
Die Inhalte sind für Compliance, Legal, IT-Security und Produktteams formuliert, die gemeinsam EU-AI-Act-Anforderungen umsetzen.
Plattform-Fähigkeiten im Überblick
SimpleAct bündelt alle notwendigen Bausteine, damit Compliance nicht aus isolierten Tabellen, Mails und Einzeldokumenten besteht.
1) Inventarisieren und klassifizieren
Vom vollständigen KI-Register zur belastbaren Risikoeinstufung.
- KI-Inventar mit Verantwortlichkeiten, Einsatzzweck und Systemdetails
- Shadow-AI sichtbar machen und dokumentierbar erfassen
- Regelbasierte Risikobewertung mit Einstufung (Minimal/Limited/High Risk)
- Checklistenlogik passend zur jeweiligen Risikoklasse
2) Nachweise aufbauen und steuern
Dokumentation, Aufgaben und Governance in einem durchgehenden Prozess.
- Technische Nachweise und Zusatzdokumente pro KI-System
- Anhang-IV-Dossier für Hochrisiko-KI-Systeme
- Incident Management mit Statusführung und Re-Assessment-Triggern
- Audit Playbook für Maßnahmenplanung und Action-Management
- Legal Review Cycle mit Erinnerungen, Rhythmus und Eskalationen
3) Betriebssicher skalieren
Revisionsfähigkeit, Teamsteuerung und Integration für wachsende Organisationen.
- Dashboard mit Kennzahlen, offenen Lücken und Aktivitäten
- Audit-Log mit vollständiger Änderungshistorie
- Benutzer- und Rollenmodell (Admin, Editor, Viewer)
- 2FA für Admins sowie OIDC/SSO (Professional+)
- API Keys, Webhooks und White-Label für Enterprise-Szenarien
- PDF/DOCX-Exporte mit Versionierung für Reviews und Audits
Empfohlener Ablauf in der Praxis
Der größte Mehrwert entsteht, wenn Sie die Module als durchgehenden Prozess nutzen. So bauen Sie Schritt für Schritt ein tragfähiges Compliance-System auf.
Setup und Verantwortlichkeiten klären
Workspace einrichten, Unternehmenskontext hinterlegen, Rollen vergeben und Governance-Baseline definieren.
Ergebnis: Ein arbeitsfähiger Rahmen mit klaren Zuständigkeiten.
KI-Landschaft vollständig erfassen
Alle produktiven und experimentellen KI-Systeme inventarisieren, inkl. Shadow-AI-Fällen.
Ergebnis: Vollständige Transparenz über den tatsächlichen KI-Einsatz.
Risiken bewerten und Anforderungen zuordnen
Für jedes System die strukturierte Risikobewertung durchführen und passende Compliance-Checklisten ableiten.
Ergebnis: Priorisierte Aufgaben pro System und Risikoklasse.
Nachweise, Maßnahmen und Reviews steuern
Dokumentation ergänzen, Incidents erfassen, Maßnahmen im Audit Playbook steuern und Legal Reviews takten.
Ergebnis: Laufender, revisionsfähiger Verbesserungsprozess.
Audit-ready exportieren und kommunizieren
Berichte als PDF oder DOCX exportieren und für interne Freigaben oder externe Prüfungen bereitstellen.
Ergebnis: Nachvollziehbare, präsentationsfähige Compliance-Dokumentation.
Rollenbasierte Einstiege
Je nach Verantwortungsbereich können Sie mit unterschiedlichen Modulen starten, ohne den Gesamtprozess aus dem Blick zu verlieren.
Compliance Lead
Start mit Inventar, Risikobewertung und Checklistensteuerung. Danach Fokus auf Dashboard und Exportfähigkeit.
Legal / Datenschutz
Start mit Legal Review Cycle und Nachweisen, anschließend Abgleich mit Risikoklasse und Annex-IV-Anforderungen.
IT / Security / Plattform
Start mit Rollenmodell, 2FA/SSO und Integrationen. Danach Audit-Log, Incident-Flows und operative Übergaben.
Module und Dokumentationsbereiche
Onboarding & Kernprozess
Governance & Nachweise
Schnellstart
Wenn Sie neu starten, folgen Sie dieser kompakten Reihenfolge:
- 1Workspace anlegen und Rollen/Verantwortlichkeiten definieren
- 2Alle KI-Systeme inkl. Shadow AI im Inventar erfassen
- 3Risikobewertung je System durchführen und priorisieren
- 4Checklisten, Nachweise und Maßnahmen pro System abarbeiten
- 5Auditfähigen Report exportieren und intern freigeben
