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Dokumentation

Strukturierte Produktdokumentation zu allen Funktionen, Workflows und Ergebnissen in SimpleAct.

SimpleAct im Compliance-Alltag: die Dokumentation

Diese Übersicht zeigt nicht nur einzelne Features, sondern den vollständigen operativen Ablauf: von der Erfassung Ihrer KI-Systeme über Risikobewertung und Maßnahmensteuerung bis zu auditfähigen Nachweisen und Exporten.

Hinweis: Alle Inhalte sind auf Deutsch und Englisch verfügbar. Nutzen Sie den Sprachumschalter im Header.

Was diese Dokumentation leistet

Funktionen im Kontext
Jedes Modul wird im Zusammenhang erklärt: Wann Sie es nutzen, welchen Input Sie benötigen und welches Ergebnis Sie erhalten.
Klare Arbeitsreihenfolge
Sie sehen eine empfohlene Reihenfolge, damit Sie schnell von einem leeren Workspace zu dokumentierten Nachweisen kommen.
Für operative Teams
Die Inhalte sind für Compliance, Legal, IT-Security und Produktteams formuliert, die gemeinsam EU-AI-Act-Anforderungen umsetzen.

Plattform-Fähigkeiten im Überblick

SimpleAct bündelt alle notwendigen Bausteine, damit Compliance nicht aus isolierten Tabellen, Mails und Einzeldokumenten besteht.

1) Inventarisieren und klassifizieren

Vom vollständigen KI-Register zur nachvollziehbaren Risikoeinstufung.

  • KI-Inventar mit Verantwortlichkeiten, Einsatzzweck und Systemdetails
  • Shadow-AI-Erkennung über Entra ID, Intune und Netzwerk-Logs
  • Regelbasierte Risikobewertung (Regelsatz V3.0): verboten, hoch, begrenzt, minimal
  • KI-Eingang für Anträge auf neue KI-Tools, mit Prüfung je Abschnitt
  • Checklistenlogik passend zur jeweiligen Risikoklasse
  • 19 EU-AI-Act-Controls mit Status und Nachweis je System

2) Nachweise aufbauen und steuern

Dokumentation, Aufgaben und Governance in einem durchgehenden Prozess.

  • Technische Nachweise und Zusatzdokumente pro KI-System
  • Anhang-IV-Dossier für Hochrisiko-KI-Systeme
  • Assurance-Akte: Klassifizierung, FRIA, Risikoregister, QMS, Behördenpaket
  • Incident Management mit Statusführung und Re-Assessment-Triggern
  • Runtime-Signale aus Grafana, Prometheus, Datadog, MLflow und CI/CD
  • Audit Playbook für Maßnahmenplanung und Action-Management
  • Legal Review Cycle mit Erinnerungen, Rhythmus und Eskalationen

3) Betriebssicher skalieren

Revisionsfähigkeit, Teamsteuerung und Integration für wachsende Organisationen.

  • Dashboard mit Kennzahlen, offenen Lücken und Aktivitäten
  • Hash-verketteter Audit-Trail mit prüfbarer Integrität
  • Benutzer- und Rollenmodell (Admin, Editor, Viewer)
  • 2FA für Admins sowie OIDC/SSO und SCIM-Provisionierung
  • Konzern-Governance über verknüpfte Organisationen
  • API-Keys, Webhooks, MCP-Schnittstelle und White-Label für Enterprise-Szenarien
  • Mehrstufige Freigaben, Aktualitätsprüfung sowie Standorte mit KI-Officern
  • Academy mit Zertifikaten und Kompetenz-Score (Art. 4)
  • PDF/DOCX-Exporte mit Versionierung für Reviews und Audits

4) Datenschutz mitführen statt nachziehen

Die DSGVO-Pflichten derselben Systeme – in einem System und miteinander verknüpft.

  • Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30), direkt mit KI-Systemen verknüpft
  • TOMs (Art. 32) mit Umsetzungsstand und Nachweisen
  • DSFA (Art. 35) inkl. Liste der Systeme, die eine brauchen
  • Betroffenenanfragen mit Monatsfrist (Art. 12 Abs. 3) und Antwortpaket
  • Datenpannen mit automatisch berechneter 72-Stunden-Frist
  • Einwilligungen, Aufbewahrung, Drittlandtransfers und Datenschutzhinweise
  • DSGVO-Gesamtexport als ZIP für Aufsicht und Revision

Empfohlener Ablauf in der Praxis

Der größte Mehrwert entsteht, wenn Sie die Module als durchgehenden Prozess nutzen. So bauen Sie Schritt für Schritt ein tragfähiges Compliance-System auf.

  1. 1

    Setup und Verantwortlichkeiten klären

    Workspace einrichten, Unternehmenskontext hinterlegen, Rollen vergeben und Governance-Baseline definieren.

    Ergebnis: Ein arbeitsfähiger Rahmen mit klaren Zuständigkeiten.

  2. 2

    KI-Landschaft vollständig erfassen

    Alle produktiven und experimentellen KI-Systeme inventarisieren, inkl. Shadow-AI-Fällen.

    Ergebnis: Vollständige Transparenz über den tatsächlichen KI-Einsatz.

  3. 3

    Risiken bewerten und Anforderungen zuordnen

    Für jedes System die strukturierte Risikobewertung durchführen und passende Compliance-Checklisten ableiten.

    Ergebnis: Priorisierte Aufgaben pro System und Risikoklasse.

  4. 4

    Nachweise, Maßnahmen und Reviews steuern

    Dokumentation ergänzen, Incidents erfassen, Maßnahmen im Audit Playbook steuern und Legal Reviews takten.

    Ergebnis: Laufender, revisionsfähiger Verbesserungsprozess.

  5. 5

    Audit-ready exportieren und kommunizieren

    Berichte als PDF oder DOCX exportieren und für interne Freigaben oder externe Prüfungen bereitstellen.

    Ergebnis: Nachvollziehbare, präsentationsfähige Compliance-Dokumentation.

Rollenbasierte Einstiege

Je nach Verantwortungsbereich können Sie mit unterschiedlichen Modulen starten, ohne den Gesamtprozess aus dem Blick zu verlieren.

Compliance Lead
Start mit Inventar, Risikobewertung und Checklistensteuerung. Danach Fokus auf Dashboard und Exportfähigkeit.
Legal / Datenschutz
Start mit Legal Review Cycle und Nachweisen, anschließend Abgleich mit Risikoklasse und Annex-IV-Anforderungen.
IT / Security / Plattform
Start mit Rollenmodell, 2FA/SSO und Integrationen. Danach Audit-Log, Incident-Flows und operative Übergaben.

Module und Dokumentationsbereiche

Datenschutz (DSGVO)

DSGVO-Suite

Übersicht aller 14 Datenschutz-Module und ihrer AI-Act-Bezüge

Verarbeitungsverzeichnis

Art. 30 – verknüpft mit KI-Systemen und Auftragsverarbeitern

TOMs

Art. 32 – neun Kategorien mit Umsetzungsstand und Nachweis

DSFA

Art. 35 – Risiken, Maßnahmen, Restrisiko und Freigabe

Betroffenenanfragen

Art. 15–22 mit Monatsfrist, Verlängerung und Antwortpaket

Datenpannen

Art. 33/34 mit automatisch berechneter 72-Stunden-Frist

Einwilligungen

Zwecke, Cookie-Banner und Consent-Nachweise als CSV

Aufbewahrung & Löschung

Fristen aus dem VVT, Löschläufe als Nachweis

Drittlandtransfers

Art. 44–49 mit Rechtsgrundlage inkl. DPF und TIA-Assistent

Datenschutzhinweise

Art. 13/14 aus dem VVT generieren und versionieren

Datenschutzbeauftragter

Pflichtprüfung nach Art. 37 und § 38 BDSG, Profil, EU-Vertreter

Awareness

Schulungen und Sensibilisierung nachweisen

Behörden & Eskalationen

Anfragen, Beschwerden und Verfahren mit Frist und Antwortpaket

Schnellstart

Wenn Sie neu starten, folgen Sie dieser kompakten Reihenfolge:

  1. 1Workspace anlegen und Rollen/Verantwortlichkeiten definieren
  2. 2Alle KI-Systeme inkl. Shadow AI im Inventar erfassen
  3. 3Risikobewertung je System durchführen und priorisieren
  4. 4Checklisten, Nachweise und Maßnahmen pro System abarbeiten
  5. 5Auditfähigen Report exportieren und intern freigeben
Erste Schritte ansehen

Warum diese Struktur funktioniert

  • Durchgängiger Prozess statt isolierter Einzelfeatures
  • Nachvollziehbare Entscheidungs- und Änderungshistorie
  • Klare Verantwortlichkeiten über Teams hinweg
  • Auditfähige Nachweise ohne manuelle Doku-Fragmentierung

Weitere Ressourcen