Neue KI-Tools kommen meist als Wunsch aus einer Fachabteilung. Der KI-Eingang gibt diesem Wunsch einen festen Weg: Wer ein Tool nutzen möchte, stellt einen Antrag; eine prüfende Person entscheidet, ob daraus ein Eintrag im KI-Inventar wird. Ohne diese Entscheidung ändert sich am Inventar nichts.

Auf einen Blick

Enthalten ab: Starter (KI-Inventar); KI-Entwurf nur mit eingeschaltetem KI-Assistenten (Beta)
Wo in der App: Erfassen → KI-Eingang
Ergebnis: KI-System im Status DRAFT, optional ein Dokumentationsentwurf; Verlauf im Audit-Log
Rechtsbezug: Art. 26 KI-VO (Betreiberpflichten); Art. 4 KI-VO
API: /api/v1/ai-intake

Der Antrag

Einen Antrag stellen darf, wer das KI-Inventar lesen darf: in der App, per API-Key oder über die MCP-Schnittstelle. Er enthält:

Name des Tools (Pflicht) und Zweck (Pflicht).
Optional Anbieter, Web-Adresse, Abteilungen, verarbeitete Daten und Freitext.
Bis zu drei Anhänge, etwa Produktblatt oder AGB des Anbieters; je Datei werden bis zu 20.000 Zeichen Text berücksichtigt.

KI-Entwurf (optional)

Ist der KI-Assistent für Ihre Organisation eingeschaltet, erstellt ein KI-Agent aus Antrag und Anhängen einen Entwurf. Er sieht nur diesen Antrag; Geheimnisse und Kontaktdaten werden vorher maskiert. Der Agent schreibt ausschließlich in den Entwurf. Inventar, Dokumentation und Risikoeinstufung ändert nur die Person, die den Antrag annimmt.

Prüfung je Abschnitt

Der Entwurf hat vier Abschnitte. Jeder Abschnitt, den der Agent geschrieben hat, muss ausdrücklich als geprüft markiert werden, bevor der Antrag angenommen werden kann. Unsichere Vorschläge für den Fragebogen müssen bestätigt oder geändert werden.

Abschnitt	Inhalt
1. Eintrag im KI-Verzeichnis	Stammdaten des künftigen Inventar-Eintrags.
2. Vorschläge für den Risiko-Fragebogen	Antwortvorschläge zum Klassifizierungsfragebogen (ohne den GPAI-Anbieter-Teil).
3. Dokumentationsentwurf	Text für einen ersten Dokumentationseintrag.
4. Offene Fragen an den Antragsteller	Was vor einer Entscheidung noch geklärt werden muss.

Entscheidung

Ergebnis	Was passiert
Annehmen (ACCEPTED)	SimpleAct legt das KI-System im Status DRAFT ohne Risikoklasse an, mit verantwortlicher Person und E-Mail, und, sofern nicht abgewählt, einen Dokumentationsentwurf. Die Fragebogen-Vorschläge werden nicht als Bewertung abgeschickt, sondern in der Risikobewertung zur Bestätigung angeboten.
Ablehnen (REJECTED)	Endgültig. Die Begründung wird der antragstellenden Person angezeigt.

Rechte und Grenzen

Annehmen braucht das Recht, KI-Systeme anzulegen; Ablehnen das Recht, sie zu bearbeiten.
Annehmen und Ablehnen gehen nur mit angemeldeter Sitzung. Ein API-Key erhält 403. Die Entscheidung bleibt bei einem Menschen.
Antragstellende sehen ihre eigenen Anträge; Prüfende sehen alle. Status: NEW, IN_REVIEW, ACCEPTED, REJECTED.