Das Governance-Modul erzwingt, dass sensible Compliance-Objekte (z.B. Annex IV Dossier) erst dann finalisiert werden können, wenn alle Nachweise vorliegen und genehmigt sind. Es verbindet Verantwortlichkeiten, Workflows und Nachweise in einer zentralen Ansicht.

Wichtig

Nur Nutzer mit der Rolle ADMIN können Nachweise auf APPROVED setzen und Workflows auf FINAL setzen. Stelle sicher, dass dein Workspace mindestens einen Admin hat.

Die vier Bereiche

Überblick

Zeigt den Gesamtstatus: offene Workflows, freigegebene Nachweise, Finalisierungs-Blocker und den Delegationsstand (Owner/Reviewer vergeben).

Workflow-Layer

Listet alle Governance-Objekte (z.B. Annex IV Dossier, Compliance Statement). Jedes Objekt hat einen Status-Verlauf, einen Owner, einen Reviewer und ggf. einen Approver.

Evidence-Register

Hier werden Nachweise angelegt und gepflegt. Ein Nachweis ist ein Dokument, Link, eine Notiz oder ein Artefakt, das belegt, dass eine Anforderung erfüllt ist.

Anforderung → Kontrolle → Nachweis

Zeigt die vollständige Traceability: welche gesetzliche Anforderung durch welche Kontrolle erfüllt wird und welcher Nachweis das belegt.

Nachweis anlegen – Schritt für Schritt

1Tab „Evidence-Register" öffnen
2Auf „Neuen Nachweis anlegen" klicken – das Formular klappt auf
3Objekt auswählen (z.B. „Annex IV dossier") – bestimmt, wofür der Nachweis gilt
4Titel vergeben (z.B. „Risikomanagement-Nachweis Q2 2025")
5Anforderung und Kontrolle auswählen (vorausgefüllt je nach Objekt)
6Nachweis-Typ wählen: Link, Datei, Notiz oder Artefakt
7Optional: Owner und Reviewer zuweisen, Fälligkeit setzen
8Auf „Nachweis anlegen" klicken
9Nachweis in der Liste finden → Status auf SUBMITTED setzen
10Admin setzt Status auf APPROVED (nur Admins können das)

Status-Verlauf eines Nachweises

DRAFTAngelegt, noch nicht eingereicht.

SUBMITTEDEingereicht, wartet auf Freigabe durch Admin.

APPROVEDVom Admin freigegeben – zählt für Finalisierungs-Gates.

REJECTEDAbgelehnt – muss überarbeitet und erneut eingereicht werden.

Workflow-Objekte und ihre Gates

Jedes Governance-Objekt hat ein Finalisierungs-Gate. Das bedeutet: der Workflow kann erst auf FINAL gesetzt werden, wenn eine Mindestanzahl an APPROVED-Nachweisen vorhanden ist. Im Überblick-Tab siehst du unter „Finalisierungs-Blocker", welche Objekte noch blockiert sind.

DRAFTEntwurf – noch in Bearbeitung.

IN_REVIEWWird geprüft – Reviewer ist zugewiesen.

CHANGES_REQUESTEDÄnderungen angefordert – Owner muss nachbessern.

APPROVEDFreigegeben – Gate-Bedingungen sind erfüllt.

FINALFinalisiert – setzt voraus, dass alle Nachweise genehmigt sind.

Rollen im Governance-Prozess

OwnerVerantwortlich für den Inhalt des Objekts. Trägt Daten ein, reicht Nachweise ein.

ReviewerPrüft den Inhalt und gibt Feedback. Kann Changes Request auslösen.

Approver (Admin)Gibt Nachweise frei (APPROVED) und setzt Workflows auf FINAL. Nur Admins.