Das Inventar ist die zentrale Quelle für alle eingesetzten KI-Systeme. Hier dokumentieren Sie externe Tools, interne Anwendungen, Verantwortlichkeiten und Nutzungszwecke.

Information

Vollständigkeit ist wichtiger als Perfektion. Erfassen Sie auch Systeme, die nur selten oder in einzelnen Teams genutzt werden.

Wichtige Felder

Pflichtfelder

Name des Systems
Provider oder Anbieter
Kurzbeschreibung
Nutzungszwecke

Zusätzliche Struktur

Kategorie: intern oder extern
Rolle im Prozess
Betroffene Bereiche
Verantwortliche Person

1
System anlegen
Erfassen Sie jedes KI-System als eigenen Eintrag im Inventar.
- Inventar öffnen
- Neuen Eintrag anlegen
- System eindeutig benennen
2
Basisdaten pflegen
Dokumentieren Sie Anbieter, Beschreibung und konkrete Nutzungszwecke.
- Provider wählen
- Beschreibung erfassen
- Zwecke möglichst konkret angeben
3
Kontext ergänzen
Ordnen Sie das System Bereichen, Kategorien und Verantwortlichen zu.
- Intern oder extern festlegen
- Bereiche ergänzen
- Verantwortliche Person hinterlegen
4
Eintrag validieren
Prüfen Sie, ob der Eintrag später für Assessment und Report ausreichend ist.
- Unklare Felder bereinigen
- Nutzungszwecke prüfen
- Doppelte Systeme vermeiden

Inventar pflegen

Filtern

Filtern Sie nach Risikoklasse, Status oder offenen Bewertungen, um schnell Prioritäten zu sehen.

Suchen

Nutzen Sie die Suche nach Namen, Provider oder Bereich, um vorhandene Systeme schnell zu finden.

Bearbeiten

Aktualisieren Sie Änderungen an Nutzung, Eigentümern oder Datenflüssen direkt im System. Änderungen bleiben nachvollziehbar.

Typische Beispiele

ChatGPT

Provider: OpenAI
Kategorie: extern
Zwecke: Textentwürfe, Recherche, Zusammenfassungen

GitHub Copilot

Provider: GitHub/Microsoft
Kategorie: intern
Zwecke: Code-Vorschläge, Review-Unterstützung

Canva AI

Provider: Canva
Kategorie: extern
Zwecke: Visuals, Marketing-Assets

Interner Assistent

Provider: intern
Kategorie: intern
Zwecke: Wissenssuche, Prozessunterstützung