Integration · Google Drive
Google-Drive-Integration: Nachweis-Ordner hinterlegen. Konfiguration, keine automatische Synchronisation
Viele Nachweise liegen ohnehin in Google Drive. In SimpleAct hinterlegen Sie den Ordner bzw. die geteilte Ablage, in der Ihre Organisation Compliance-Nachweise ablegt. Eine automatische Synchronisation von Dateien gibt es derzeit nicht.
Stand heute: Konfiguration
Die Integration speichert Ordner-ID, Shared-Drive-ID und die Angaben eines Service-Accounts. Den Service-Account prüft SimpleAct in dieser Version bewusst nicht automatisch; Dateien werden weder gelesen noch hochgeladen.
- Ordner und Shared Drive zentral hinterlegt
- Keine automatische Synchronisation oder Dateiübertragung
- Nachweise verlinken Sie weiterhin per URL am Eintrag
Was die Integration heute leistet
Eine dokumentierte Ablage, kein Datei-Abgleich
Die Google-Drive-Integration ist eine Verknüpfung auf Konfigurationsebene. Sie hält fest, wo Nachweise liegen sollen; das Verlinken einzelner Dokumente erfolgt in SimpleAct über Nachweis-Links.
- Ordner hinterlegen
- Ordner-ID, optional die ID eines Shared Drive sowie E-Mail und Schlüssel eines Service-Accounts werden in SimpleAct gespeichert. Der Schlüssel wird danach nur maskiert angezeigt.
- Als Nachweis-Ablage kennzeichnen
- Ein Schalter kennzeichnet den Ordner als Nachweis-Ablage Ihrer Organisation. Er dokumentiert die Festlegung; eine Funktion, die Dateien daraus liest, ist daran nicht gebunden.
- Nachweise per Link
- Einzelne Dokumente hängen Sie wie bisher als Link an Nachweise, Controls oder Dokumentation. SimpleAct prüft dabei nicht, ob die Datei in Google Drive existiert.
Ablauf
So hinterlegen Sie Google Drive
Die Einrichtung erfolgt unter Enterprise-Optionen → Integrationen.
Ordner-ID eintragen
Die Ordner-ID ist Pflicht. Optional ergänzen Sie Shared Drive und Service-Account.
Speichern und testen
Der Test bestätigt, dass die Konfiguration gespeichert ist. Er baut keine Verbindung zu Google Drive auf.
Nachweise verlinken
Ihr Team legt Dokumente im hinterlegten Ordner ab und verlinkt sie in SimpleAct am passenden Nachweis.
Was die Google-Drive-Integration kann und was nicht
Ehrlich abgegrenzt, damit Sie richtig planen.
- Ordner, Shared Drive und Service-Account zentral hinterlegen
- Ordner als Nachweis-Ablage kennzeichnen
- Keine automatische Synchronisation, kein Import und kein Upload von Dateien
- Keine automatische Prüfung des Service-Accounts in dieser Version
- Enterprise-Funktion
Häufige Fragen zur Google-Drive-Integration
Werden Dateien aus Google Drive automatisch in SimpleAct übernommen?
Nein. Die Integration speichert die Konfiguration. Dokumente verlinken Sie in SimpleAct per URL.
Prüft SimpleAct die Verbindung zu Google Drive?
Nein, noch nicht. Der Test bestätigt nur, dass die Konfiguration gespeichert wurde.
Wofür lohnt sich die Konfiguration dann?
Sie hält fest, wo Ihre Organisation Nachweise ablegt. Eine Angabe, nach der Prüfer fragen. Wenn wir den Abgleich ausbauen, ist die Ablage bereits hinterlegt.
Nachweise dort ablegen, wo sie ohnehin liegen
Hinterlegen Sie Ihren Google-Drive-Ordner in SimpleAct und verlinken Sie Nachweise direkt am KI-System.